Coordonnateur.trice des activités et de l'expérience participant

Description du rôle

Nous recherchons une personne pour assurer l’exécution logistique des activités du Centre d’entrepreneuriat universitaire : voir à ce que chaque atelier, chaque formation et chaque événement se tienne dans des conditions impeccables, et à ce que les personnes qui y participent vivent une expérience sans accroc.

Concrètement, la personne titulaire veille à ce que les salles soient montées, le matériel disponible et fonctionnel, les formateur·trice·s et intervenant·e·s confirmés, et les lieux ouverts et fermés aux bons moments. Elle travaille avec le soutien des agentes de soutien administratif et est sous la responsabilité de la direction aux opérations.

Ce poste est un rôle d’exécution logistique et de service à la clientèle.

Responsabilités

Logistique des formations, des ateliers et des événements

• Assurer le montage des salles de formation avant chaque activité et les remettre en état après.
• S’assurer que le matériel, les équipements et les fournitures sont disponibles, fonctionnels et en quantité suffisante.
• Confirmer la présence des formateur·trice·s et des intervenant·e·s, leur transmettre les informations utiles et préparer leur accueil.
• Assurer la logistique des activités en présentiel et en virtuel : réservation de salles, traiteur, inscriptions, accueil des participant·e·s.
• Assurer l’accueil des partenaires qui font des événements à la Centrale
• Être présent·e sur place pendant les activités et régler les imprévus au fur et à mesure.
• Coordonner la contribution des agentes de soutien administratif à la préparation des activités, en collaboration avec la direction des opérations.

Ouverture, fermeture et gestion des espaces (La Centrale)

• Assurer l’ouverture et la fermeture de La Centrale selon le calendrier des activités.
• Veiller à l’état des lieux, à la propreté des espaces communs et au bon fonctionnement des équipements.
• Gérer les réservations de salles et les accès aux locaux.
• Signaler les besoins d’entretien ou de réparation et assurer le suivi avec les fournisseurs.

Service à la clientèle et expérience participante

• Être le point de contact des participant·e·s et répondre à leurs demandes tout au long de leur parcours.
• Veiller à la qualité du soutien offert aux personnes participantes en ligne - admissions, questions, soutien technique de premier niveau.
• Recueillir les commentaires après chaque activité et les transmettre aux conseiller·ère·s responsables des programmes.

Soutien administratif des cohortes

• Assurer le suivi des inscriptions, des participations et des présences, avec les agentes de soutien.
• Préparer les documents, les outils et les ressources nécessaires au déroulement des activités.
• Tenir à jour les dossiers et les suivis administratifs des cohortes.

Données, outils et plateforme Airtable

• Coordonner et assurer le maintien de la plateforme Airtable (CRM interne) à moyen terme - un parcours de formation est prévu dès l’entrée en poste.
• Configurer et maintenir les formulaires, les automatisations de courriels et les bases de données des programmes.
• Produire les rapports et les tableaux de suivi demandés par l’équipe.
• Proposer et mettre en place des améliorations aux processus administratifs.

Soutien ponctuel aux communications (volet secondaire)

• Préparer les invitations, rappels et communications courantes destinées aux personnes participantes.
• Soutenir la promotion des activités et des événements auprès de la communauté universitaire.
• Rassembler les témoignages, photos et contenus issus des activités pour l’équipe marketing.

Et toutes autres tâches connexes.

Profil recherché

• Diplôme d’études collégiales (DEC) en administration, en bureautique, en techniques de bureau ou dans un domaine connexe.
• Trois à cinq années d’expérience pertinente en soutien administratif, en coordination, en service à la clientèle ou en planification d’activités.
• Un intérêt marqué pour les outils numériques
• Expérience dans un environnement entrepreneurial, universitaire ou événementiel : un atout.
  

Compétences et aptitudes

• Excellente capacité d’organisation et de planification.
• Grande rigueur dans le suivi des dossiers et des échéanciers.
• Capacité à mener plusieurs dossiers de front sans perdre le fil.
• Excellentes habiletés de coordination et de communication.
• Aisance en rédaction pour les communications courantes aux participant·e·s.
• Sens développé du service à la clientèle et souci constant de l’expérience vécue par les participant·e·s.
• Autonomie, débrouillardise et sens des priorités.
• Bonne maîtrise des outils numériques et de la suite Microsoft 365
• Aisance avec les bases de données et les outils de gestion, et capacité à apprendre rapidement une nouvelle plateforme.
• Intérêt marqué pour l’amélioration et l’automatisation des processus administratifs.
• Excellente maîtrise du français et connaissance de base de l’anglais.
  

Ce qui fera la différence

• Vous aimez organiser, structurer et faire avancer les projets.
• Vous êtes reconnu·e pour votre rigueur et votre sens de l’organisation.
• Vous aimez être au cœur de l’action, sur le plancher, le jour d’un événement.
• Vous avez le souci du détail tout en gardant une vision d’ensemble.
• Vous aimez apprendre un outil à fond et en devenir la référence dans l’équipe.
• Vous repérez spontanément ce qui peut être simplifié, standardisé ou automatisé.
• Vous êtes motivé·e par l’idée d’aider des entrepreneur·e·s à progresser dans leurs projets.
  

Conditions de travail

• Poste à temps plein de 35 heures par semaine, du lundi au vendredi, de 8 h 30 à 16 h 30.
• Travail en présentiel, sur le campus de l’Université Laval, Pavillon Maurice-Pollack
• Assurance collective : l’employeur assume 50 % de la prime, à la fin de la période de probation de trois mois.
• REER collectif : l’employeur verse une cotisation équivalente à la vôtre, jusqu’à concurrence de 4 % du salaire, à la fin de la période de probation.
  

À propos de l’organisation

Entrepreneuriat ULaval est la porte d’entrée pour toute personne qui souhaite entreprendre sur le campus de l’Université Laval. Depuis plus de 30 ans, nous accompagnons les membres de la communauté universitaire dans le développement de projets entrepreneuriaux à différentes étapes, de l’idéation jusqu’à la croissance.

Le Centre d’entrepreneuriat universitaire constitue la première étape du continuum entrepreneurial. Il permet aux participant·e·s d’explorer, valider et structurer leurs projets entrepreneuriaux avant leur passage vers des programmes d’accompagnement plus avancés.

Pour postuler

Veuillez faire parvenir votre CV et une courte lettre de motivation à : emploi@eul.ulaval.ca