SOMMAIRE DU POSTE – Directrice adjointe – Administration
Relevant de la directrice générale, la directrice adjointe – administration assure la gestion administrative et financière du CIAFT. Elle veille à la conformité des ententes financières et de la reddition de comptes, à la bonne gestion des contrats et des systèmes internes, et supervise en collaboration avec la directrice générale le travail de l’adjointe à la comptabilité.
RESPONSABILITÉS PRINCIPALES
Comptabilité et finances
- Coordonner les travaux de vérification comptable avec les auditeurs externes et soutenir la préparation du budget annuel et son suivi;
- Maintenir des contrôles financiers internes rigoureux;
- Participer à une rencontre budgétaire mensuelle avec la directrice générale et l’adjointe à la comptabilité.
Ententes financières et relations avec les bailleurs de fonds et les gouvernements (en collaboration avec la directrice générale)
- Gérer l’ensemble des ententes financières de l’organisme, le respect des obligations associées et en assurer le suivi (échéances, versements, obligations contractuelles);
- Assurer les communications administratives et financières avec les bailleurs de fonds;
- Superviser la reddition de comptes des responsables de projet sur le plan de la conformité administrative et financière;
- Soutenir les membres de l’équipe dans la préparation des demandes de financement, notamment sur les aspects budgétaires et administratifs.
- Assurer la conformité de l’organisme aux exigences légales et réglementaires applicables.
Ressources humaines
- Assurer la gestion administrative des dossiers du personnel (contrats, avantages sociaux, absences, dossiers d’employées);
- Soutenir la direction générale dans l’application des politiques et pratiques en ressources humaines;
- Contribuer à l’élaboration et à la mise en œuvre des politiques administratives et opérationnelles de l’organisme;
- Superviser le processus de paie et assurer la gestion du dossier d’assurance collective.
Gestion administrative générale
- Superviser la gestion administrative courante de l’organisme (fournisseurs, assurances, contrats de services);
- Négocier, rédiger et suivre les contrats avec les fournisseurs et les personnes-ressources;
- Maintenir un registre des contrats en vigueur et assurer le suivi des échéances et des renouvellements;
- Assumer toute autre responsabilité connexe requise par la direction générale.
Technologies de l’information et les outils numériques
- Superviser la sécurité et l’inventaire des systèmes informatiques, évaluer le fonctionnement actuel et recommander un plan d’action, et assurer la liaison avec les fournisseurs externes.
- Assurer la liaison avec la ressource externe responsable du site web, et assumer la responsabilité de la plateforme CRM (Zeffy).
Qualifications
- Baccalauréat en administration, en comptabilité, en gestion d’organisme à but non lucratif ou dans un domaine pertinent; toute combinaison de formation et d’expérience jugée équivalente sera considérée;
- Minimum de 4 ans d’expérience en gestion administrative et financière, idéalement dans le milieu communautaire ou associatif québécois, incluant la gestion d’ententes de financement et de relations avec des bailleurs de fonds;
- Connaissance des obligations gouvernementales applicables aux OBNL au Québec;
- Maîtrise des outils bureautiques (Microsoft 365, Excel), aisance avec le logiciel comptable Simple Comptable et connaissance de base des enjeux de sécurité informatique;
- Excellentes capacités organisationnelles, rigueur et souci du détail; bonne maîtrise du français à l’oral et à l’écrit;
- Adhésion aux valeurs féministes et à la mission du CIAFT, et aptitude marquée pour le travail d’équipe et la contribution à un climat de travail sain.
CONDITIONS
- Montréal;
- 28 heures par semaine; poste non syndiqué dans un organisme syndiqué;
- Télétravail un jour par semaine (lundi);
- Salaire entre 34,94 $ à 43,27 $ de l’heure, selon l’expérience;
- Assurances collectives; Régime de retraite RRFS-GCF; Trois semaines de vacances après un an. Quatre semaines après 2 ans.
