Chez Endress+Hauser, c'est en travaillant ensemble que l'on progresse. En tant que leader mondial de l'instrumentation de mesure, nos quelque 17 000 employés façonnent l'avenir dans le domaine de l'automatisation des processus. Qu'il s'agisse de développer et de réaliser de nouvelles technologies en équipe, de collaborer à la construction d'instruments ou de renforcer des relations vitales avec d'innombrables industries mondiales, nous nous efforçons de créer des relations de confiance qui aident tout le monde à prospérer. En tant qu'entreprise familiale, nous regardons au-delà des mouvements à court terme et travaillons à créer une vision avant-gardiste pour notre personnel, nos clients et le monde en général.
Endress+Hauser Canada a été fondé le 1er mai 1990. Le siège social de l'entreprise est situé à Burlington, en Ontario, et des bureaux supplémentaires se trouvent à Montréal, au Québec, à Calgary et à Edmonton, en Alberta. Nos partenaires de distribution et nos partenaires de service autorisés assurent la couverture et le soutien à travers le Canada.
Nous recherchons un(e) assistant(e) de direction/coordonnateur(trice) des communications internes pour se joindre à notre groupe. Vous offrirez un soutien administratif et organisationnel de haut niveau au directeur général, ce qui lui permettra d'utiliser son temps efficacement, et vous contribuerez au bon fonctionnement de l'équipe de haute direction.
Le poste comprend la gestion de calendriers complexes, la coordination de réunions, les communications, les déplacements, les activités de la direction et le suivi des priorités clés. L'assistant(e) de direction peut également offrir un soutien administratif défini à d'autres cadres supérieurs, le cas échéant, tout en demeurant principalement responsable du soutien au directeur général.
La personne retenue est très organisée, discrète et proactive. Elle fait preuve de jugement pour anticiper les besoins, gérer des priorités concurrentes et collaborer efficacement avec les employés et les parties prenantes à tous les niveaux de l'organisation.
En quoi consiste ce rôle ?
- Vous êtes très organisé(e) ? Vous êtes le bras droit du directeur général. De la planification complexe aux réunions et aux déplacements, vous gardez le calendrier et les priorités sur la bonne voie.
- Vous inspirez confiance ? La discrétion est une seconde nature chez vous. Vous traitez les renseignements confidentiels et les activités de la direction avec un jugement sûr.
- Toujours un pas d'avance ? Vous anticipez les besoins, assurez le suivi des priorités clés et travaillez bien avec des gens de tous les niveaux, y compris les autres cadres supérieurs que vous soutenez.
- Savez-vous transformer une stratégie en message clair ? Vous aidez les leaders à communiquer ce qui compte, pourquoi c'est important et ce que les employés doivent savoir ou faire.
En tant qu'assistant(e) de direction, vous n'êtes pas seulement dans les coulisses. Vous êtes un(e) partenaire de confiance du directeur général et vous aidez l'équipe de direction à rester organisée, concentrée et en mouvement !
Quelles tâches accomplirez-vous?
- Soutien au directeur général
- Gérer le calendrier du directeur général, notamment la planification, la priorisation des réunions et la résolution des demandes concurrentes.
- Coordonner les réunions internes et externes, les rendez-vous et les activités commerciales, y compris les déplacements nationaux et internationaux, l'hébergement et les itinéraires, et gérer les dépenses connexes.
- Préparer les documents de réunion, les présentations, la correspondance et d'autres documents au besoin.
- Diriger la stratégie de communication interne, y compris les messages clés, les canaux et le calendrier, et rédiger et coordonner les communications internes au nom du directeur général et de l'équipe de direction.
- Rédiger et planifier des publications LinkedIn et d'autres communications externes pour le directeur général, conformément aux messages de l'entreprise.
- Anticiper les exigences, les échéances et les engagements à venir et veiller de manière proactive à ce que le directeur général soit préparé.
- Gérer les renseignements confidentiels et sensibles avec la discrétion appropriée.
- Agir comme principal point de coordination entre le directeur général et les parties prenantes internes et externes.
Communications internes
- Élaborer et tenir à jour un plan annuel de communications internes et un calendrier éditorial alignés sur les priorités commerciales canadiennes, les activités de la direction et les initiatives du Groupe.
- Conseiller le directeur général et l'équipe de direction sur les messages clés, les publics, les canaux, le moment et l'enchaînement des communications destinées aux employés.
- Rédiger, réviser, coordonner et publier des communications au nom du directeur général et de l'équipe de direction, y compris des annonces, des mises à jour de la direction, des changements organisationnels, des points de discussion, des FAQ et des messages aux employés.
- Administrer certains espaces SharePoint et intranet, assurer la conservation et la révision du contenu, maintenir les normes de publication et veiller à ce que l'information demeure à jour et facile à trouver.
- Coordonner les communications pour les assemblées générales, les réunions de la direction, les événements destinés aux employés et les initiatives de changement, y compris les invitations, les ordres du jour, le soutien aux présentations, les résumés de suivi et les enregistrements ou documents, le cas échéant.
- Collaborer avec les Ressources humaines, le Marketing, les leaders d'affaires et les Communications d'entreprise mondiales afin de s'assurer que les messages sont exacts, conformes à la marque Endress+Hauser et adaptés de façon appropriée à l'organisation canadienne.
- Maintenir une combinaison pratique de canaux, dont le courriel, Teams, SharePoint/intranet, l'affichage numérique et les rencontres en personne, en choisissant le bon canal selon le public et le message.
- Soutenir la communication bidirectionnelle avec les employés en coordonnant les occasions de rétroaction, les questions, les sondages éclair et le suivi, et résumer les constats pour la direction.
- Surveiller l'efficacité de base des communications, comme la portée, l'engagement, la participation et la rétroaction des employés, et recommander des améliorations.
- Appuyer les communications sensibles ou urgentes avec discrétion, des processus d'approbation clairs et un contrôle des versions.
- Rédiger et planifier des publications LinkedIn et certaines communications externes pour le directeur général, conformément aux messages de l'entreprise et aux exigences d'approbation.
Soutien à l'équipe de direction
- Coordonner les réunions de l'équipe de direction, y compris les ordres du jour, les documents, la logistique et les calendriers des réunions.
- Consigner les décisions, les engagements et les points d'action au besoin et soutenir un suivi approprié.
- Coordonner les activités récurrentes de la direction, les séances de planification, les ateliers et les réunions de l'entreprise.
- Tenir à jour les principaux calendriers, horaires et documents de la direction.
- Soutenir une circulation efficace de l'information entre le directeur général et les membres de l'équipe de haute direction.
Soutien aux autres cadres supérieurs
- Offrir un soutien administratif ciblé aux autres cadres supérieurs en fonction des priorités convenues de l'entreprise et de la capacité disponible.
- Aider à la planification, aux déplacements, aux réunions ou aux projets spéciaux lorsqu'un soutien coordonné de niveau exécutif apporte de la valeur.
- Offrir un soutien administratif temporaire ou par projet lors d'initiatives ou d'événements organisationnels importants.
Réunions, événements et gouvernance
- Coordonner les réunions de la direction, les réunions des employés, les événements de gestion, les visites et d'autres activités de niveau exécutif.
- Organiser la logistique pour les visiteurs de la direction et les réunions avec les clients, les partenaires et d'autres parties prenantes externes.
- Tenir à jour les dossiers, les documents et les documents de réunion de la direction de façon appropriée.
- Soutenir la préparation des activités de gouvernance d'entreprise et de planification d'affaires au besoin.
Coordination du bureau et de l'administration
- Cerner les occasions de simplifier et d'améliorer les processus administratifs de la direction.
- Tenir à jour des dossiers et de l'information électroniques bien organisés pour le bureau du directeur général.
- Assurer la coordination avec les services internes et les fournisseurs externes pour les besoins d'administration de la direction.
- Offrir un soutien administratif pour les projets spéciaux et les initiatives de l'entreprise, selon les affectations.
Qu'attendons-nous de vous?
- Diplôme d'études postsecondaires en administration des affaires, en administration de bureau ou dans un domaine connexe, ou combinaison équivalente de formation et d'expérience.
- 5 années ou plus d'expérience administrative de plus en plus responsable, de préférence auprès de cadres supérieurs.
- Expérience démontrée de la gestion de calendriers complexes, de déplacements et de réunions de niveau exécutif.
- Maîtrise avancée de Microsoft 365, notamment Outlook, Teams, Word, Excel et PowerPoint, et aisance avec l'IA.
- Excellentes habiletés de communication écrite et verbale.
- Excellentes compétences en organisation et souci du détail.
- Capacité à gérer plusieurs priorités et des exigences changeantes dans un environnement au rythme rapide.
- Discrétion démontrée dans le traitement de l'information confidentielle et sensible.
- Jugement professionnel et capacité d'interagir avec assurance avec les cadres supérieurs, les employés, les clients et les parties prenantes externes.
- Expérience en communications internes et en contenu pour les médias sociaux (comme LinkedIn), avec de solides habiletés de rédaction et le jugement nécessaire pour communiquer au nom de cadres supérieurs
Que pouvez-vous attendre de nous ?
- Nous sommes une entreprise familiale, très engagée, avec une vision durable.
- Nous encourageons l'apprentissage tout au long de la vie grâce à des possibilités de formation et de perfectionnement polyvalentes, au transfert de connaissances en interne et à l'apprentissage en ligne.
- Nous donnons la priorité à l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée, en proposant des horaires de travail flexibles et des possibilités de travail hybride à distance pour aider nos employés à maintenir un équilibre sain.
- Nous sommes engagés dans des initiatives respectueuses de l'environnement et participons activement à EcoVadis pour promouvoir des pratiques commerciales durables et responsables.
- Nous fournissons des équipements sur site tels que notre centre de fitness, notre salle multiconfessionnelle et notre salle de bien-être.
- Nous veillons à ce que nos employés travaillent dans des locaux ultramodernes équipés de postes de travail ergonomiques afin d'améliorer la productivité et le confort.
- Nous accordons la priorité au bien-être de nos employés en leur proposant un régime de retraite complet et en leur donnant accès à des offres de santé qui contribuent à leur bien-être général.
- Nous encourageons la formation continue en proposant des cours de langues à nos employés, ce qui favorise le développement personnel et professionnel au sein de notre organisation.
Comment postuler?
Pour postuler, nous vous demandons de télécharger vos documents sur notre page carrière. Les candidatures envoyées par courrier électronique ne peuvent malheureusement pas être prises en considération pour des raisons de confidentialité des données.
Les agences, les prestataires de services en ressources humaines et les entités similaires sont priés de s'abstenir de soumettre des profils et des demandes de renseignements non sollicités concernant une collaboration potentielle. Toute candidature non sollicitée sera ignorée et supprimée sans autre considération. Nous vous remercions de votre compréhension.
Endress+Hauser Canada est un employeur offrant l'égalité des chances et ne permet aucune discrimination ou harcèlement de quelque nature que ce soit. Tous les candidats et employés seront considérés sans égard à la race, aux croyances, à l'origine ethnique, au sexe, à l'âge, à l'orientation sexuelle, au handicap, à la situation familiale ou à tout autre statut protégé au Canada. Les décisions seront prises en fonction des besoins de l'entreprise et des qualifications pour le poste. Si vous avez besoin de mesures d'adaptation raisonnables pendant le processus d'entrevue, veuillez nous en informer.
Endress+Hauser Canada n'utilise pas l'intelligence artificielle pour présélectionner, évaluer ou sélectionner les candidats. Veuillez toutefois noter que notre partenaire de recrutement, Hays Canada, peut utiliser l'intelligence artificielle pour présélectionner, évaluer ou sélectionner les candidats.
Cette offre d'emploi concerne un poste vacant existant.
