Administrateur(-trice) de contrats
Lieu : Dorval, QC | Type : Permanent, Temps plein
Rémunération : Compétitive + Avantages sociaux complets
Êtes-vous un(e) administrateur(-trice) de contrats, administrateur(-trice) juridique, parajuriste ou administrateur(-trice) corporatif(ve) possédant de solides compétences en organisation et en gestion documentaire? Joignez-vous à une organisation manufacturière mondiale en croissance et soutenez sa fonction juridique dans les régions AMER, EMEA et GAPAC.
Vous coordonnerez le cycle de vie des contrats, de la réception de la demande jusqu'au classement final, assurerez la qualité des dossiers, effectuerez des recherches et soutiendrez les cabinets juridiques externes ainsi que l'administration des factures.
Pourquoi ce poste?
- 🌎 Portée mondiale AMER, EMEA & GAPAC
- 📑 Gestion du cycle de vie des contrats
- ⚖️ Collaboration avec les équipes Juridique, Finance et Affaires
- 🔍 Exposition aux contrats commerciaux et aux opérations internationales
- 📈 Possibilité d'améliorer les processus contractuels et documentaires
- 🚀 Organisation internationale en croissance
Principales responsabilités
- Gérer les demandes contractuelles de la réception jusqu'à l'exécution, au renouvellement et au classement.
- Trier les demandes selon l'urgence, le responsable, la région, le type de contrat et les informations requises.
- Effectuer une première révision administrative afin d'identifier les dates critiques, modalités de paiement, assurances, approbations et informations manquantes.
- Assurer le suivi des contrats et relancer les parties prenantes.
- Maintenir les registres, dossiers électroniques, modèles et systèmes documentaires.
- Coordonner les signatures, le contrôle des versions et l'exécution finale.
- S'assurer que les contrats signés sont complets, accessibles et correctement classés.
- Soutenir le nettoyage documentaire, l'archivage et la recherche d'ententes historiques.
- Préparer et maintenir des sommaires de contrats, listes de vérification, guides et outils internes.
- Effectuer des recherches de base sur les développements commerciaux, juridiques, réglementaires et sectoriels.
- Soutenir le suivi des factures des cabinets juridiques externes, la création des fournisseurs et les approbations.
- Maintenir les coordonnées, lettres de mandat, directives de facturation et dossiers des cabinets externes.
Profil recherché
- Diplôme collégial ou universitaire, formation en administration juridique/parajuridique, ou expérience équivalente.
- 4+ ans d'expérience en administration de contrats, juridique, corporative ou rôle similaire.
- Expérience avec un système de gestion du cycle de vie des contrats constitue un atout.
- Excellentes compétences en gestion documentaire, organisation, classement et suivi.
- Capacité à lire des contrats et identifier les informations administratives clés.
- Excellentes compétences en communication écrite.
- Aisance avec la recherche d'informations commerciales, juridiques et réglementaires.
- Maîtrise de Microsoft 365 et des systèmes de gestion documentaire.
- Grande organisation, rigueur et capacité à gérer plusieurs priorités et fuseaux horaires.
- Autonomie, jugement professionnel et capacité à faire remonter les enjeux.
- Approche pratique, réactive et axée sur le service.
- Esprit d'amélioration continue.
- Discrétion et professionnalisme dans la gestion d'informations confidentielles.
- Bilinguisme français/anglais privilégié; excellente compréhension de l'anglais requise.
Ce que nous offrons
- 💙 Assurance collective 100 % payée par l'employeur dès le premier jour
- 💰 REER avec contribution employeur jusqu'à 6 %
- 🚇 Rabais de 35 % sur l'abonnement mensuel Zone A grâce à OPUS
Candidature
Si vous êtes un(e) administrateur(-trice) de contrats ou juridique organisé(e), rigoureux(se) et à l'aise avec la coordination de multiples priorités, nous aimerions vous rencontrer.
Drake International est un employeur garantissant l'égalité des chances et engagé envers la diversité, l'inclusion et l'accessibilité. Des mesures d'adaptation sont disponibles tout au long du processus de recrutement. Des outils d'IA peuvent être utilisés à certaines étapes du processus; toutes les décisions d'embauche sont prises par des personnes.
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Location: Dorval, QC | Type: Permanent, Full-Time
Salary: Competitive + Comprehensive Benefits
Are you an experienced Contracts Administrator, Legal Administrator, Paralegal, or Corporate Administrator with strong organizational and document-management skills? Join a growing global manufacturing organization and support its legal function across AMER, EMEA, and GAPAC.
In this role, you will coordinate the contract lifecycle from intake through final filing, maintain accurate legal records, conduct research, and support external legal counsel and invoice administration.
Why This Role?
- 🌎 Global scope across AMER, EMEA & GAPAC
- 📑 Own the administrative contract lifecycle
- ⚖️ Work closely with Legal, Finance and business teams
- 🔍 Exposure to commercial contracts and global operations
- 📈 Opportunity to improve contract and document processes
- 🚀 Growing international organization with career opportunities
Key Responsibilities
- Manage contract requests from intake through execution, renewal and filing.
- Triage requests based on urgency, business owner, region, contract type and required information.
- Conduct an initial administrative review to identify critical dates, payment terms, insurance requirements, approvals and missing information.
- Track contract status and follow up with stakeholders to keep matters moving.
- Maintain contract trackers, electronic files, templates and document repositories.
- Coordinate signatures, version control and final execution.
- Ensure fully executed contracts are complete, accessible and properly filed.
- Support document clean-up, archive management and retrieval of historical agreements.
- Prepare and maintain contract summaries, checklists, playbooks and internal guidance.
- Conduct basic research on business, legal, regulatory and industry developments and prepare concise summaries.
- Support external legal counsel invoice tracking, vendor setup and approvals.
- Maintain external counsel contacts, engagement letters, billing guidelines and related records.
What You'll Bring
- College diploma, university degree, legal administration/paralegal training, or equivalent experience.
- 4+ years of experience in contract administration, legal administration, corporate administration or a similar role.
- Experience with contract lifecycle management or legal intake systems is an asset.
- Strong document-management, organization, filing and follow-up skills.
- Ability to read contracts and identify key administrative information.
- Strong written communication and ability to prepare clear summaries and short memos.
- Comfortable conducting research using reliable business, legal, regulatory and industry sources.
- Proficiency with Microsoft 365 and document-management systems.
- Highly organized, detail-oriented and able to manage multiple priorities across regions and time zones.
- Strong judgment, independence and ability to escalate issues appropriately.
- Service-oriented approach with excellent follow-up skills.
- Ability to work effectively with international and cross-cultural stakeholders.
- Process-minded with a focus on continuous improvement.
- Discretion and professionalism when handling confidential information.
- French/English bilingualism preferred; strong English reading and comprehension required.
What We Offer
- 💙 100% employer-paid group insurance from day one
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If you're an organized, detail-oriented Contracts or Legal Administrator who enjoys coordinating multiple priorities and supporting a global legal team, we'd love to hear from you.
Drake International is an equal opportunity employer committed to diversity, inclusion and accessibility. Accommodations are available throughout the recruitment process. The recruitment process may use AI-enabled tools to support certain steps; all hiring decisions are made by people.
