Gestionnaire principal ou principale de programmes
Réunions, sports, événements d’entreprise et voyages de motivation
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Type d’emploi
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Temps plein
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Mode de travail
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Télétravail, avec déplacements occasionnels au centre-ville de Montréal et de Toronto
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Déplacements
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Au Canada et à l’étranger, selon les programmes
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Avantages sociaux
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Admissibilité aux avantages sociaux collectifs
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Le poste
Les services Direct Travel offrent une occasion stimulante à un ou une gestionnaire principal ou principale de programmes se spécialisant dans les sports, les événements d’entreprise, les voyages de motivation, la gestion des programmes d’accueil et l’organisation de réunions et d’événements. Ce poste allie la gestion stratégique des relations clients à la réalisation concrète des programmes et à la responsabilité de programmes très complexes et très visibles. La personne retenue sera l’interlocutrice principale des clients, dirigera de façon autonome la stratégie et la réalisation des programmes et sera responsable de la réalisation de programmes complexes de voyages, d’événements et d’accueil, de leur conception à la réconciliation financière du projet.
En collaboration avec les gestionnaires des services à la clientèle, les gestionnaires de projets, les équipes opérationnelles internes et les fournisseurs partenaires externes, le ou la gestionnaire principal ou principale de programmes agit à titre de conseiller ou de conseillère de confiance et de personne-ressource de haut niveau pour les problèmes nécessitant une intervention supérieure. Cette personne traduit les objectifs des clients en expériences sur mesure, conformes aux exigences, rentables et mémorables, tout en faisant preuve d’un jugement sûr et autonome.
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Vos responsabilités
Stratégie et gestion des relations clients
- Assumer la responsabilité d’établir et consoler des relations clients durables fondées sur la confiance à long terme, en agissant à titre d’interlocuteur principal de haut niveau et comme conseiller ou conseillère stratégique pour les comptes et les programmes confiés.
- Diriger la phase de découverte auprès du client, analyse des besoins clients et traduire les objectifs de l’entreprise cliente en une stratégie de programme, en définissant le périmètre, les normes de service, les budgets, les échéanciers, les facteurs relatives aux risques et les indicateurs de réussite; remettre en question les hypothèses et formuler des recommandations lorsque cela est pertinent.
- Repérer et exploiter les possibilités de développer les relations existantes et contribuer à l’acquisition de nouveaux clients grâce à des concepts convaincants, à des recommandations stratégiques, à des présentations et à des solutions viables sur le plan commercial.
- Assurer une gestion rigoureuse des renseignements sur les clients, de leurs exigences, des modèles de documents, de l’historique des programmes et des activités dans le système de gestion de la relation client (CRM), afin de préserver la continuité et la qualité des relations clients.
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Planification et réalisation des programmes
- Diriger l’ensemble de la stratégie, de la conception, de la planification, de la réalisation et de l’évaluation finale de programmes complexes de réunions, de voyages de motivation, d’accueil lors d’événements sportifs, de voyages de groupe et d’événements d’entreprise au Canada et à l’étranger, en assumant la responsabilité de programmes d’envergure, à forte visibilité, destinés à une clientèle privilégiée, se déroulant dans plusieurs destinations ou présentant autrement des risques élevés.
- Établir une stratégie et une structure de gouvernance pour les programmes, des plans de projet détaillés, des chemins critiques, des conducteurs d’événements, des communications à l’intention des participants, des procédures opérationnelles et des plans de secours adaptés à l’envergure et aux risques de chaque programme.
- Superviser l’ensemble du parcours des participants dans les différents volets de travail, notamment les invitations, l’inscription, le transport aérien, l’hébergement, le transport terrestre, les activités, la restauration et les boissons, les services audiovisuels et les expériences à l’extérieur du site, en assurant la coordination des équipes internes et des fournisseurs.
- Définir et superviser les besoins technologiques des événements, notamment l’inscription dans Cvent, la production de rapports, les applications mobiles, les sondages et la gestion des données, en veillant à ce que les technologies soutiennent les objectifs des programmes, l’intégrité des données et les attentes des clients.
- Assurer une direction de haut niveau sur place pour les programmes complexes et prendre en charge les problèmes nécessitant une intervention supérieure, les changements de dernière minute, le rétablissement de la qualité du service et les décisions ayant des conséquences importantes, tout en demeurant responsable des résultats et de l’expérience client.
Gestion des fournisseurs, des contrats et des finances
- Diriger la stratégie de sélection des fournisseurs et évaluer les lieux d’événements, les hôtels, les services à destination, les services de transport et de production, ainsi que les autres fournisseurs selon les exigences des programmes, la valeur commerciale, la qualité, les risques et les attentes des clients.
- Diriger les négociations avec les fournisseurs et évaluer de façon autonome les conditions commerciales, les contrats et les avenants, en repérant les risques importants, les obligations et les situations nécessitant une intervention supérieure avant l’examen juridique et la signature par une personne autorisée.
- Superviser la création des dossiers fournisseurs, les bons de commande, l’état des contrats, les acomptes, les autorisations de paiement par carte de crédit, les paiements et les pièces justificatives, en veillant au suivi et à la gestion exacts des engagements financiers et contractuels.
- Assumer la responsabilité des budgets de travail détaillés des programmes confiés; surveiller les résultats financiers, prévoir les dépenses, repérer rapidement les risques ou les écarts et diriger les mesures correctives pour protéger les objectifs financiers des clients et de l’entreprise.
- Examiner et approuver la facturation aux clients et les coûts des fournisseurs pour en vérifier l’exactitude et la conformité aux contrôles de l’entreprise, et soumettre au niveau approprié les écarts importants, les préoccupations contractuelles ou les risques financiers, au besoin.
Excellence opérationnelle et collaboration au sein de l’équipe
- Coordonner et diriger les équipes internes interfonctionnelles, notamment celles des services, du soutien administratif, des finances, de l’inscription, du transport aérien et des opérations, en établissant clairement les responsabilités, les priorités, les échéanciers et les voies de recours aux niveaux supérieurs pour les programmes complexes.
- Communiquer avec assurance et clarté avec les clients, les parties prenantes internes de haut niveau et les fournisseurs partenaires au Canada et dans les destinations d’accueil, en adaptant les communications et les recommandations au degré de risque, à la complexité et à l’influence des parties prenantes.
- Agir comme personne-ressource de haut niveau pour les problèmes nécessitant une intervention supérieure et fournir aux collègues des conseils pratiques, de l’accompagnement et une aide à la résolution de problèmes; partager les connaissances et les pratiques exemplaires pour renforcer les compétences de l’équipe et la réalisation des programmes.
- Contribuer à la stratégie de gestion des comptes et à la stratégie de l’entreprise en partageant les enseignements tirés des programmes, en repérant les besoins récurrents des clients et en aidant à élaborer des solutions évolutives, des normes et des pratiques exemplaires pour l’ensemble de l’équipe Réunions et événements.
- Repérer les possibilités d’améliorer les processus des programmes, les modèles de documents, la production de rapports et les flux de travail, et contribuer à la mise en œuvre de changements qui renforcent la qualité, l’efficacité, la conformité, les résultats financiers et l’expérience client.
- Assumer la responsabilité des résultats des programmes et des normes de service en conciliant, dans ses décisions, les attentes des clients, les considérations commerciales, la faisabilité opérationnelle, les risques et les objectifs de l’entreprise.
Votre profil
- Diplôme collégial ou universitaire en gestion d’événements, en hôtellerie, en tourisme, en administration des affaires ou dans un domaine connexe, de préférence.
- De cinq (5) à dix (10) ans d’expérience comportant des responsabilités croissantes dans la planification et la réalisation de programmes complexes de réunions, de voyages de motivation, de voyages, d’accueil ou d’événements d’entreprise, avec une progression démontrée de la portée des fonctions, des responsabilités et de l’obligation de rendre compte.
- Réussite démontrée dans la direction autonome de programmes complexes, depuis le mandat initial jusqu’à la stratégie, à la planification, à la réalisation sur place, au rapprochement financier et à la production des rapports après l’événement, notamment pour des programmes comportant des budgets importants, de multiples parties prenantes, des échéanciers serrés ou des risques élevés.
- Au moins deux ans d’expérience pratique de Cvent, notamment pour l’inscription et la production de rapports; une grande rigueur dans la gestion des données et la capacité de superviser leur intégrité et les exigences de production de rapports sont indispensables.
- Expérience en facturation aux clients, en paiements aux fournisseurs, en gestion de budgets de travail et de bons de commande, en administration des contrats, en prévisions financières et en rapprochement des opérations effectuées avec les cartes de crédit de l’entreprise, avec une responsabilité démontrée à l’égard des résultats financiers des programmes.
- Solides compétences en recherche de fournisseurs, en négociation et en examen des contrats, avec un jugement commercial démontré, une conscience des risques et la capacité de repérer les problèmes nécessitant une intervention supérieure.
- Connaissance des programmes d’accueil de luxe et capacité d’effectuer des recherches, d’élaborer des concepts créatifs et des recommandations stratégiques et de les présenter avec assurance à une clientèle exigeante.
- Maîtrise avancée de Microsoft 365, notamment PowerPoint, Word, Excel, Outlook, Teams, SharePoint et OneDrive; connaissance de Google Workspace, d’Adobe, de Zoom et d’autres outils de collaboration, un atout.
- Excellentes aptitudes en communication écrite et orale, en présentation, en négociation et en gestion des relations avec les parties prenantes, avec la capacité d’influencer les décisions et de communiquer efficacement avec les clients, les collègues et les fournisseurs de haut niveau. Une maîtrise professionnelle du français et de l’anglais est requise.
- Grand sens de l’organisation, autonomie et aisance dans la gestion indépendante de multiples priorités complexes, de détails financiers et opérationnels importants, d’échéances serrées et d’exigences changeantes.
- Calme, débrouillardise et souci du client sous pression, avec un jugement sûr et la capacité d’anticiper les difficultés, d’évaluer les risques, de prendre des décisions en temps opportun et d’assumer la responsabilité des résultats.
- Capacité et volonté de voyager au Canada et à l’étranger et de travailler selon un horaire prolongé, en soirée ou la fin de semaine lorsque la réalisation des programmes l’exige.
- Autorisation légale de travailler au Canada et capacité de satisfaire aux exigences applicables en matière de passeport, de visa, de vaccination et d’entrée dans les pays de destination pour les voyages d’affaires.
Atouts
- Certification CMP (Certified Meeting Professional) ou autre certification reconnue dans le secteur.
- Expérience au sein d’une entreprise de gestion de voyages, d’une agence de réunions et d’événements, d’une entreprise de gestion de services à destination ou d’une entreprise offrant des services d’accueil lors d’événements sportifs.
- Expérience démontrée de la direction de programmes d’envergure, à forte visibilité, destinés à une clientèle privilégiée, se déroulant dans plusieurs destinations ou présentant autrement une grande complexité ou des risques élevés; expérience du leadership auprès des pairs, du mentorat ou de l’accompagnement opérationnel, un atout.
- Expérience de la responsabilité commerciale de budgets de programmes importants ou de négociations contractuelles, un atout.
Conditions de travail
- Poste en télétravail exigeant un espace de travail professionnel à domicile et l’utilisation régulière d’outils de collaboration.
- Déplacements occasionnels au centre-ville de Montréal et de Toronto, ainsi que déplacements au Canada et à l’étranger dans le cadre des programmes.
- Utilisation fréquente d’un ordinateur et périodes en position assise, debout et en déplacement à pied; capacité de soulever et de déplacer du matériel pesant jusqu’à 20 lb (environ 9 kg).
- Disponibilité selon les horaires convenus avec les clients et établis pour les programmes, y compris des journées de travail prolongées et, au besoin, les fins de semaine pendant la tenue des événements.
Pourquoi choisir Les services Direct Travel
Les services Direct Travel offrent un environnement d’équipe dynamique axé sur les résultats, ainsi qu’une rémunération et des avantages sociaux concurrentiels, notamment une assurance maladie, des régimes de retraite, des jours fériés, des vacances et des congés de maladie. Entreprise mondiale de gestion de voyages et d’événements, Les services Direct Travel proposent des services de voyages d’affaires et de gestion d’événements, ainsi qu’une expertise propre à certains secteurs, grâce à un vaste réseau international.
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Portée du poste : Cette description de poste résume les principales responsabilités et exigences du poste. Elle n’est pas exhaustive, et les responsabilités peuvent évoluer selon les besoins des clients et de l’entreprise.
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English
The Senior Group Program Manager position supports a dynamic North American leisure group department at Direct Travel, a leading Virtuoso agency.
This position requires a person with a proven track record of success in driving growth and empowering teams in creating personalized experiences. Strong leadership and analytical skills, project management expertise, and exceptional interpersonal abilities will be key to lead strategic planning and initiatives.
It is a remote position. This position does require travel for group management. Salary and benefits depend on experience.
- Work as part of the North American Leisure Groups Management Team to achieve team and company objectives.
- Manage Cvent website development, registration and attendee management.
- Collaborate with internal departments to manage marketing and business strategies to drive sales and optimize revenue growth.
- Provide client engagement support with group programs.
- Identify new group prospects and prepare proposals.
- Coordinate and manage team schedules, keeping track of delivery and payment deadlines.
- Update and maintain group departures manifests on intranet to assure up-to-date information including campaigns.
- Exceptional interpersonal and presentation skills, with the ability to engage and influence diverse audiences. • Support the leisure group team as required.
- Ability and willingness to work extended workdays and occasional weekends
