Gestionnaire de programmes
Réunions, sports, événements d’entreprise et voyages de motivation
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Type d’emploi
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Temps plein
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Mode de travail
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Télétravail, avec déplacements occasionnels au centre-ville de Montréal et de Toronto
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Déplacements
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Au Canada et à l’étranger, selon les programmes
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Avantages sociaux
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Admissibilité aux avantages sociaux collectifs
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Le poste
Les services Direct Travel offrent une occasion stimulante à un ou une gestionnaire de programmes se spécialisant dans les sports, les événements d’entreprise, les voyages de motivation, la gestion des programmes d’accueil et l’organisation de réunions et d’événements. Ce poste allie la gestion stratégique des relations clients à la réalisation concrète des programmes. La personne retenue gérera et développera les relations avec des clients clés tout en dirigeant la planification et la réalisation de programmes complexes de voyages, d’événements et d’accueil, de la conception à la réconciliation financière du projet.
En collaboration avec les gestionnaires des services à la clientèle, les gestionnaires de projets, les équipes opérationnelles internes et les fournisseurs partenaires externes, le ou la gestionnaire de programmes agit à titre de conseiller ou de conseillère de confiance et traduit les objectifs des clients en expériences sur mesure, conformes aux exigences, rentables et mémorables.
Vos responsabilités
Stratégie et gestion des relations clients
- Établir des relations clients durables fondées sur la confiance et agir comme principale personne-ressource tout au long du cycle de vie des programmes.
- Consulter les clients pour définir les objectifs des programmes, les besoins du public cible, les attentes en matière de service, les budgets, les échéanciers et les critères de réussite.
- Repérer les possibilités de développer les relations existantes et contribuer à l’acquisition de nouveaux clients grâce à des concepts convaincants, à des présentations et à des recommandations concernant les programmes.
- Tenir à jour les renseignements sur les clients, leurs exigences, les modèles de documents et les activités dans le système de gestion de la relation client (CRM), en veillant à leur exactitude.
Planification et réalisation des programmes
- Diriger l’ensemble de la conception, de la planification, de la réalisation et de l’évaluation finale de programmes complexes de réunions, de voyages de motivation, d’accueil lors d’événements sportifs, de voyages de groupe et d’événements d’entreprise au Canada et à l’étranger.
- Élaborer des plans de projet détaillés, des itinéraires, des chemins critiques, des conducteurs d’événements, des communications à l’intention des participants et des procédures opérationnelles.
- Gérer l’ensemble du parcours des participants, notamment les invitations, l’inscription, le transport aérien, l’hébergement, le transport terrestre, les activités, la restauration et les boissons, les services audiovisuels et les expériences à l’extérieur du site.
- Superviser les besoins technologiques des événements, notamment l’inscription dans Cvent, la production de rapports, les applications mobiles, les sondages et la gestion des données, selon les exigences du programme.
- Assurer la direction sur place et gérer les changements de dernière minute, le rétablissement de la qualité du service et la résolution des problèmes avec professionnalisme et sang-froid.
Gestion des fournisseurs, des contrats et des finances
- Rechercher et évaluer les lieux d’événements, les hôtels, les services à destination, les services de transport et de production, ainsi que les autres fournisseurs des programmes.
- Négocier les conditions commerciales et vérifier les contrats des fournisseurs et leurs avenants en vue de leur examen juridique et de leur signature par une personne autorisée.
- Gérer la création des dossiers fournisseurs, les bons de commande, l’état des contrats, les acomptes, les autorisations de paiement par carte de crédit, les paiements et les pièces justificatives.
- Préparer et tenir à jour des budgets de travail détaillés et effectuer les rapprochements; surveiller les dépenses des programmes et repérer les risques financiers ou les écarts.
- Examiner et approuver la facturation aux clients et les coûts des fournisseurs pour en vérifier l’exactitude avant l’émission des factures ou les paiements, conformément aux contrôles de l’entreprise.
Excellence opérationnelle et collaboration au sein de l’équipe
- Travailler en étroite coordination avec les équipes internes des services, du soutien administratif, des finances, de l’inscription, du transport aérien et des opérations pour assurer le bon déroulement des programmes.
- Communiquer en temps utile des renseignements clairs et complets aux clients, aux parties prenantes internes et aux fournisseurs partenaires au Canada et dans les destinations d’accueil.
- Fournir des conseils, une aide à la résolution de problèmes et des recommandations pratiques aux collègues et aux clients.
- Examiner continuellement les processus des programmes, les modèles de documents, la production de rapports et les flux de travail, et recommander des améliorations qui renforcent la qualité, l’efficacité, la conformité et l’expérience client.
- Assurer constamment un haut niveau d’exactitude et de service tout en soutenant les valeurs de l’entreprise et ses objectifs globaux.
Votre profil
- Diplôme collégial ou universitaire en gestion d’événements, en hôtellerie, en tourisme, en administration des affaires ou dans un domaine connexe, de préférence.
- De deux (2) à cinq (5) ans d’expérience comportant des responsabilités croissantes dans la planification et la réalisation de programmes complexes de réunions, de voyages de motivation, de voyages, d’accueil ou d’événements d’entreprise; une expérience à un niveau supérieur dans des programmes exigeant un accompagnement très personnalisé est fortement souhaitée.
- Réussite démontrée dans la gestion de programmes, depuis le mandat initial jusqu’à la réalisation sur place, au rapprochement financier et à la production des rapports après l’événement.
- Rigueur indispensable dans la gestion des données.
- Expérience en facturation aux clients, en paiements aux fournisseurs, en gestion de budgets de travail et de bons de commande, ainsi qu’en rapprochement des opérations effectuées avec les cartes de crédit de l’entreprise.
- Solides compétences en recherche de fournisseurs, en négociation et en examen des contrats, avec un bon jugement commercial et une attention particulière aux risques.
- Connaissance des programmes d’accueil de luxe et capacité d’effectuer des recherches et d’élaborer des concepts créatifs pour une clientèle exigeante.
- Maîtrise avancée de Microsoft 365, notamment PowerPoint, Word, Excel, Outlook, Teams, SharePoint et OneDrive; connaissance de Google Workspace, d’Adobe, de Zoom et d’autres outils de collaboration, un atout.
- Excellentes aptitudes en communication écrite et orale, en présentation et en gestion des relations avec les parties prenantes. Une maîtrise professionnelle du français et de l’anglais est requise.
- Grand sens de l’organisation, autonomie et aisance dans la gestion de multiples priorités complexes, d’échéances serrées et d’exigences changeantes.
- Calme, débrouillardise et souci du client sous pression, avec la capacité d’anticiper les difficultés et de prendre des décisions judicieuses.
- Capacité et volonté de voyager au Canada et à l’étranger et de travailler selon un horaire prolongé, en soirée ou la fin de semaine lorsque la réalisation des programmes l’exige.
- Autorisation légale de travailler au Canada et capacité de satisfaire aux exigences applicables en matière de passeport, de visa, de vaccination et d’entrée dans les pays de destination pour les voyages d’affaires.
Atouts
- Certification CMP (Certified Meeting Professional) ou autre certification reconnue dans le secteur.
- Expérience au sein d’une entreprise de gestion de voyages, d’une agence de réunions et d’événements, d’une entreprise de gestion de services à destination ou d’une organisation offrant des services d’accueil lors d’événements sportifs.
- Expérience de Cvent, notamment pour l’inscription et la production de rapports.
- Expérience de la direction de programmes d’envergure, à forte visibilité, destinés à une clientèle privilégiée ou se déroulant dans plusieurs destinations.
Conditions de travail
- Poste en télétravail exigeant un espace de travail professionnel à domicile et l’utilisation régulière d’outils de collaboration.
- Déplacements occasionnels au centre-ville de Montréal et de Toronto, ainsi que déplacements au Canada et à l’étranger dans le cadre des programmes.
- Utilisation fréquente d’un ordinateur et périodes en position assise, debout et en déplacement à pied; capacité de soulever et de déplacer du matériel pesant jusqu’à 20 lb (environ 9 kg).
- Disponibilité selon les horaires convenus avec les clients et établis pour les programmes, y compris des journées de travail prolongées et, au besoin, les fins de semaine pendant la tenue des événements.
Pourquoi choisir Les services Direct Travel
Les services Direct Travel offrent un environnement d’équipe dynamique axé sur les résultats, ainsi qu’une rémunération et des avantages sociaux concurrentiels, notamment une assurance maladie, des régimes de retraite, des jours fériés, des vacances et des congés de maladie. Entreprise mondiale de gestion de voyages et d’événements, Les services Direct Travel proposent des services de voyages d’affaires et de gestion d’événements, ainsi qu’une expertise propre à certains secteurs, grâce à un vaste réseau international.
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Portée du poste : Cette description de poste résume les principales responsabilités et exigences du poste. Elle n’est pas exhaustive, et les responsabilités peuvent évoluer selon les besoins des clients et de l’entreprise.
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English
As a key member of the Direct Travel East Region Meeting & Events team, the Program Manager will be responsible for providing support in documentation, procurement, and sourcing areas including, but not limited to, meeting logistics, vendor negotiations, payment reconciliation, data entry into the CVENT meetings management tool, and management of purchase order/contract processing/invoicing.
This role will work closely with clients and a team of program managers and report to the team operations manager.
- Consults with client to determine goals, needs, objectives, and expectations of the program
- Provides support as needed for meetings requests as program lead overseeing all logistical aspects of program from end to end.
- Remains current and knowledgeable about the industry to provide the client with innovative and compelling concepts
- Track and manage event spend and reporting through working budgets.
- Manage requests for events: vendor set up, payment/contract status, credit card authorizations, and venue sourcing
- Review and negotiate contracts in preparation for legal review and signature
- Work with suppliers to negotiate and accept addendum terms and conditions
- Manage food and beverage, audiovisual, ground transportation, activity and offsite requests as liaison on client behalf.
- Oversee all technical requirements including website registration, mobile apps and surveys as required per program goals.
- Reconcile event costs and process check requests, credit card transactions, and other payments as needed
- Work with internal contacts to follow up with approvals needed with contracts/requisitions
- Provide insight and recommendations into best practices for management of the CVENT reporting and data management tool
- This is not necessarily an exhaustive list of responsibilities, skills, duties, requirements, or efforts associated with the position
Working Conditions
- Ability and willingness to work extended workdays and possible weekends
- Accessible during acceptable working hours identified per project/program
- Travel expectations – potential of 10-15% or more of time annually
- Frequent use of a computer and other office equipment
- Ability to lift 20 lbs.
- Frequent sitting, standing, and walking
- Ability to work remotely in a professional environment using collaborative tools to engage with team members and clients regularly.
