Relevant fonctionnellement du gestionnaire du Bureau de gestion de projets (PMO) et de l’administration des opérations, le coordonnateur des déplacements fournit des conseils, un soutien en matière de coordination et des outils pratiques pour aider les employés, les sous-traitants et les visiteurs qui lui sont assignés à planifier des voyages nationaux et internationaux sécuritaires, efficaces et conformes aux politiques. Les voyageurs demeurent responsables de fournir des renseignements complets, d’obtenir les autorisations requises, de vérifier leurs arrangements et de respecter les exigences applicables en matière de voyage. Le titulaire du poste travaille en étroite collaboration avec les voyageurs, les équipes de programme, les services internes et les fournisseurs de services externes afin d’aider les voyageurs à comprendre les exigences, à évaluer les options pratiques, à préparer des itinéraires réalisables et à gérer les changements ou les problèmes. Le coordonnateur peut également être appelé à participer à la coordination des programmes. Plus spécifiquement, vous aurez:
Aider les voyageurs à organiser leurs déplacements nationaux et internationaux, y compris les voyages en avion et en train, l’hébergement, le transport terrestre, la location de véhicules, les transferts, les visas et les autres services de voyage requis. Les voyageurs sont responsables de soumettre des demandes complètes et exactes, d’obtenir les autorisations requises et de fournir les documents nécessaires dans les délais établis.
Sur demande, préparer des propositions d’itinéraires et des options de voyage pratiques tenant compte des correspondances, de la durée du voyage, des fuseaux horaires, des transports locaux, des horaires sur place et des exigences spécifiques du voyageur, pour examen et confirmation par ce dernier.
Préparer et distribuer des documents de voyage clairs, des itinéraires, des confirmations, des coordonnées et des consignes destinées aux voyageurs.
Coordonner la logistique pour les visiteurs et les sous-traitants, y compris le transport, l’hébergement, l’accès aux sites ou aux bâtiments, l’EPI, la formation en matière de sécurité et les exigences d’intégration.
Surveiller les risques de voyage connus, identifier des solutions de rechange pratiques et fournir un soutien de coordination en temps opportun lorsque les voyageurs sont confrontés à des annulations, des retards, des correspondances manquées, des changements d’horaire ou des besoins urgents. Les voyageurs demeurent responsables de suivre les instructions des fournisseurs et de communiquer sans délai tout changement nécessitant de l’aide.
Assurer la liaison avec les prestataires de services de voyage, les compagnies aériennes, les hôtels, les entreprises de transport et les intervenants internes afin d’obtenir des options, de clarifier les exigences et de faciliter la résolution des problèmes. Les voyageurs demeurent responsables de vérifier l’information fournie et de
Appliquer les règles de voyage de manière cohérente et faire preuve de bon jugement pour refuser ou réorienter les demandes non approuvées, non conformes ou non raisonnables sur le plan opérationnel, tout en conservant une approche diplomatique et axée sur le service.
Protéger les renseignements personnels, confidentiels et liés aux voyages conformément aux exigences de l’entreprise;
Fournir un soutien à la coordination entre les équipes de programme, selon les priorités établies par le gestionnaire, le Bureau de gestion de projet (PMO) et l’administration des opérations ou la direction désignée.
Qualifications
Au moins trois ans d’expérience en coordination des déplacements, en logistique, en coordination de programmes ou dans un poste comparable comportant des responsabilités complexes en matière de planification.
Maîtrise de la suite Microsoft Office, notamment Outlook, Excel, Word, PowerPoint et Teams.
Fondé en 1825, Davie est le plus grand chantier naval au Canada. Nous construisons et réparons des navires spécialisés et essentiels pour des clients gouvernementaux et commerciaux.
Travailler chez Davie, c’est vivre l’immensité au quotidien et prendre part à une aventure où chaque projet aboutit à une œuvre monumentale. C’est relever des défis de taille avec détermination, créativité et passion.
Faire partie de Davie procure un profond sentiment de fierté. Il ne s’agit pas seulement de mener des projets d’envergure, mais aussi de repousser les limites et d’innover pour réaliser quelque chose de bien plus grand que soi.
Chez Davie, on ose le grandiose!
