Le Collège d’Alma
Par des approches éducatives diversifiées, le Collège d’Alma propulse les passions, donne corps aux ambitions et accompagne vers la réussite. En vous joignant au Collège d’Alma, vous deviendrez membre d’une grande équipe qui mise sur la collaboration, l’entraide et le respect.
Nature du travail
Le rôle principal et habituel de la personne de cette classe d'emploi consiste à accomplir un ensemble de travaux administratifs de nature relativement complexe selon des méthodes et procédures établies et des travaux de secrétariat liés au déroulement des activités de son secteur.
Quelques attributions caractéristiques
- Accueillir la communauté étudiante et les visiteurs, donner les informations nécessaires et les orienter;
- Répondre aux demandes d’information sur les activités du service de la formation continue;
- Renseigner et aider à l’inscription des personnes participantes aux diverses formations offertes par le service aux entreprises et à la collectivité;
- Produire des textes et assurer la révision linguistique de documents;
- Préparer les avis de facturation des formations aux entreprises et à la collectivité;
- Assurer le suivi de la Fréquentation scolaire dans Power BI;
- Faire le suivi des dossiers d’admission des candidats en reconnaissance des acquis et des compétences (RAC) dans Coba;
- Ouvrir des Classes RAC et verser les notes des classes dans Coba;
- Participer à l’opération de recrutement des chargés de cours de la formation continue par l’utilisation de la plateforme Workland;
- Acheminer du matériel aux divers formateurs et commander et envoyer diverses documentations pour les personnes participantes aux formations aux entreprises et à la collectivité;
- Administrer la plateforme WooCommerce pour la gestion des inscriptions;
- Effectuer des inscriptions de participants sur la plateforme Moodle;
- Effectuer le démarchage auprès des entreprises de la Région du Saguenay-Lac-Saint-Jean afin de leur proposer des formations.
- Mettre à jour les données des candidats RAC dans Power Apps;
- Organiser les réunions, convoquer les personnes participantes et préparer les dossiers nécessaires;
- Participer au démarrage de formations pour le service aux entreprises et à la collectivité dans le pavillon d’Agrinova;
- Recevoir et acheminer les appels téléphoniques et gérer le service de messagerie de la formation continue;
- Vérifier la conformité des documents d’admission;
- Acheminer les communications officielles aux chargé(e)s de cours et à la population étudiante;
- Ajouter les frais d'admission des étudiants dans Coba;
- Compiler les registres de présence des formations aux entreprises et à la collectivité et préparer et envoyer les attestations de formation à l’aide de Power Automate;
- Gérer les demandes d’attestations de fréquentation scolaire et les demandes de bulletins officiels;
- Assurer la gestion de l’archivage documentaire de la Direction de la formation continue;
- Dépouiller et acheminer la correspondance de la Formation continue;
- Modifier les verdicts d'admissions dans le dossier Coba des étudiants, à la demande des conseillers pédagogiques;
- Produire et acheminer les attestations d’études collégiales;
- Recevoir les paiements des étudiantes et étudiants;
- Au besoin, elle accomplit toute autre tâche connexe.
Caractéristiques particulières reliées à l’emploi
- Capacité à travailler avec des délais serrés et de façon autonome dans le respect des règles de fonctionnement établies;
- Démontrer une capacité réelle à développer des liens productifs et harmonieux permettant de travailler en équipe avec son entourage professionnel;
- Capacité d’adaptation aux nouvelles technologies;
- La réussite d'une épreuve de français sera requise.
Qualifications Requises
- Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) en secrétariat, en bureautique ou en comptabilité, ou détenir un diplôme ou une attestation d'études dont l'équivalence est reconnue par l'autorité compétente ;
- Posséder une (1) année d’expérience pertinente.
Durée : Poste régulier à temps complet
Horaire de travail : du lundi au vendredi, de 8h00 à 16h00
Traitement : entre 25,65 $ et 28,68 $ de l'heure
Service : Direction de la formation continue
Supérieur immédiat : Jean-Rémi Dionne, directeur
Titulaire précédent : Nouveau poste
Le Collège d'Alma applique un programme d'accès à l'égalité en emploi et invite les femmes, les Autochtones, les minorités visibles, les minorités ethniques et les personnes handicapées à présenter leur candidature.
Il est à noter que la réception des candidatures sera confirmée, mais seulement les personnes retenues en entrevue seront contactées.
