Please note: If you are a current Collège Boréal employee, please apply to this job via the Workday application.
Collège Boréal is committed to upholding the values of equity, diversity, inclusion and human rights in our living, learning and working environments. We know that diversity fosters excellence and we all share the responsibility to foster an equitable, diverse and inclusive community. In keeping with our values, we are looking for staff who will work respectfully and constructively with everyone who attends our college. We invite applications from any qualified individual and actively encourage applications from members of groups with historical or current equity barriers, including, but not limited to, women, people of Indigenous descent, racialized people, people with disabilities, and members of the 2SLGBTQI+ community. We support diversity and equity and are committed to creating a workplace free of harassment and discrimination and an inclusive and barrier-free environment. If we contact you for a job interview, please inform us of any accommodations you require with respect to any materials or processes used, so that we can ensure you receive a fair and equitable assessment of your qualifications.
Alternative formats will be provided upon request throughout the recruitment and selection process. Please let us know if you require accommodations to apply for the position.
Job Type:
Support Staff - Appendix D (Fixed Term)
Additional Locations:
Weekly Hours:
35
Position End Date:
2027-09-03
Job Category:
Soutien
Salary Range:
$30.43 - 35.11 CAD
Compensation grade:
SOU-P-E
Job Description
Sous la supervision de la ou du gestionnaire, la personne occupant ce poste accueille, renseigne et offre un appui personnalisé à toute la clientèle, afin d’assurer une compréhension optimale de tous les programmes et services proposés par le Collège Boréal. Elle est le premier point de contact avec la clientèle et joue un rôle crucial dans le succès des interactions avec les clients.
Son travail s’effectue à la fois au guichet principal de son campus ou site et au sein du Centre d’appel, offrant un service en personne, par téléphone et en ligne.
Responsabilités:
Programmes et services du Collège Boréal
Accueil :
- Recevoir et traiter les demandes de service en personne, par téléphone ou en ligne; orienter les clients vers les services appropriés, assurer le suivi pour garantir leur satisfaction, tout en restant à l’écoute de leurs besoins;
- Assurer la communication et la diffusion d’informations variées en réponse aux diverses demandes d’une clientèle diversifiée en respectant les procédures établies, et veiller au respect des lois sur la confidentialité des dossiers étudiants et la divulgation d’informations personnelles;
- Contribuer à l’amélioration continue en proposant des façons d’améliorer les services, des procédures et des gabarits;
- Aider la clientèle à remplir divers formulaires (demandes d’accès, etc.); fixer des rendez-vous; fournir des explications et orienter les clients vers les services liés à leur parcours scolaire, etc.;
- Informer la personne superviseure et le personnel administratif concerné des plaintes, actuelles ou potentielles, de la clientèle, tout en assurant le partage et la communication nécessaire de ces plaintes.
Inscriptions et paiements :
- Gérer l’inscription et le retrait des étudiantes et étudiants aux cours, vérifier leur statut dans le système informatisé de gestion du Collège et garantir l’exactitude des données; répondre aux demandes de vérification des dossiers;
- Percevoir les droits de scolarité et des frais divers, comme ceux liés aux casiers, à l’impression, aux cours, aux trousses et aux relevés de notes en respectant les directives et procédures ministérielles et financières;
- Recevoir les versements et les appliquer au compte client tout en conciliant les montants reçus avec les données entrées dans le système;
- Traiter les demandes de remboursement, d’ajustement et de facturation interne, et en assurer le suivi auprès des fournisseurs tels que les commanditaires ou les parrains;
- Répondre aux multiples demandes de la clientèle interne ou externe concernant les dates d’échéance, les frais de scolarité, les relevés fiscaux, les frais de service, les informations sur le portail étudiant, l’accès aux plateformes de Boréal, les particularités des programmes et des dossiers scolaires, le statut des bourses, le RAFEO et les remboursements, etc.
- Assurer le suivi et transférer les dossiers étudiants aux responsables appropriés pour des questions particulières;
- Compiler des statistiques et des données en réponse aux demandes;
- Apporter un soutien pour la réinitialisation des mots de passe RAFÉO
Autres activités
- Participer à la planification et à la préparation de diverses activités;
- Consigner les transactions et les suivis dans les dossiers étudiants et numériser des documents pour les ajouter aux dossiers;
- Effectuer la vérification et le traitement des comptes créditeurs;
- Valider les numéros d’immatriculation scolaire de l’Ontario (NISO) en vue de leur utilisation dans les rapports ministériels, et mettre à jour la base de données ministérielle associée aux NISO;
- Apporter un soutien administratif en accomplissant diverses tâches telles que l’impression de relevés de notes, le suivi du courrier et la gestion de tout autre document relatif aux dossiers étudiants;
- Effectuer, au besoin, l’entrée de données et la mise à jour de toute information pertinente concernant les demandes du centre d’appel;
- Rédiger la correspondance routinière en utilisant des gabarits existants ou en les adaptant selon la situation;
- Effectuer, au besoin, l’envoi et la distribution de divers documents sur demande de la personne superviseure;
- Préparer et distribuer les cartes d’identité;
- Mettre à jour le répertoire téléphonique du personnel du centre d’appel.
Exigences:
- Études d’un an menant à un certificat ou l’équivalent en administration de bureau
- Minimum deux ans d'expérience pertinent
- Expérience en service à la clientèle
- Expérience de travail avec un logiciel de partage de dossiers
- Maîtrise du français et de l’anglais parlés et écrits
- Expérience de travail avec Suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, Teams, Sharepoint, Bookings, etc.)
- Expérience de travail avec d’autres logiciels (Laserfiche, CRM, base de données, etc.)
- Capacité à respecter des échéanciers serrés
- Sens de l’organisation et souci du détail
- Esprit d’équipe et entregent
- Expérience dans la compilation et la comparaison de données · Expérience en saisie de données
- Capacité à travailler en équipe
- Capacité à gérer de nombreux dossiers et priorités en respectant des échéanciers serrés
- Expérience en résolution de problèmes
- Expérience de travail avec des personnes exigeantes
Closing Date:
2026-09-28 11:59pm
Note: Posting is no longer available as of date cited above at 11:59 p.m.
First consideration will be given to internal applicants in accordance with their respective Collective Agreements.
