Résumé des fonctions
La personne titulaire du poste fournit un soutien administratif au groupe qui lui est attribuée. Elle coordonne les déplacements, les réunions, les événements, les livraisons entrantes et sortantes ainsi que le traitement du courrier. Elle assure également la gestion de différents inventaires et le traitement des comptes fournisseurs du groupe.
Principales responsabilités
Gestion financière
- Examiner et concilier l'ensemble des factures du groupe.
- Traiter les comptes fournisseurs, notamment ceux liés à l'hébergement et au transport des équipes, aux matières résiduelles réglementées, à la lutte antiparasitaire, aux services de télécommunication, au courrier, à l'eau potable, à la sécurité lors des déraillements et aux services de taxi.
- Vérifier et concilier les transactions effectuées au moyen des cartes d'achat et des comptes de voyage d'entreprise.
- Examiner et approuver les dépenses du personnel d'exploitation.
Soutien administratif
- Fournir un soutien administratif aux équipes du groupe, notamment en matière de déplacements, de remboursement de dépenses, de préparation de rapports, d'interprétation des procédures et de respect des politiques.
- Organiser les réunions et les événements de groupe.
- Assurer le téléversement et la gestion des documents dans les systèmes de gestion électronique des dossiers.
Soutien aux opérations
- Assurer la gestion des inventaires, notamment des tablettes, radios, fournitures de bureau, équipements de protection individuelle et véhicules.
- Agir comme personne-ressource auprès des fournisseurs pour l'approvisionnement en matériel et en fournitures.
- Organiser le transport et l'hébergement du personnel dans les situations de pénurie de ressources, de réaffectation ou d'intégration de nouvelles recrues.
- Coordonner les expéditions et les réceptions de colis par service de messagerie.
- Assurer la coordination de l'ensemble des envois et réceptions de courrier.
Santé et sécurité
- Participer aux initiatives régionales en matière de santé et sécurité et soutenir les équipes dans leur mise en œuvre.
- Préparer divers rapports destinés à la direction régionale.
- Coordonner les réunions, activités et événements liés à la santé et à la sécurité.
Conditions de travail
Le poste comporte des conditions de travail habituelles dans un environnement de bureau, avec une semaine de travail régulière du lundi au vendredi, et donne droit à la participation au modèle de travail hybride du CN. Le rôle consiste à gérer les priorités et à livrer le travail selon les échéanciers établis, avec le soutien de l'équipe afin d'assurer une gestion de la charge de travail durable et efficace. Des déplacements occasionnels, représentant environ 10 % du temps, peuvent être requis dans le groupe desservi.
Expérience
AdministrationDe 2 à 3 ans d'expérience dans un environnement dynamique nécessitant une grande autonomieLes candidatures présentant une combinaison équivalente d'études, de formation et d'expérience seront considérées.
Éducation/Certification/Désignation
Diplôme d'études secondaires ou certificat d'équivalence d'études secondaires (GED)Diplôme d'études collégiales ou diplôme en administration des affaires*Les candidatures présentant une expérience pratique, des études ou une formation équivalente seront considérées.* Toute exigence indiquée par un astérisque (*) sera considérée un atout (non-obligatoire).
Compétences
- Nous nous soucions les uns des autres
- Nous visons l'excellence
- Nous réussissons, ensemble
- Nous menons nos activités de façon responsable
- Coordination
- Soutien
- Influence
- Instaurer la confiance
- Écoute
Connaissances et compétences techniques
- Connaissance des méthodes et pratiques administratives
- Maîtrise de Microsoft Office, notamment Word, Excel, Lotus Notes et PowerPoint
- Connaissance du système SAP*
- Toute exigence indiquée par un astérisque (*) sera considérée un atout (non-obligatoire).
Exigences supplémentaires (le cas échéant) 