Adjoint administratif/Adjointe administratif

Fondée en 1972 par trois ingénieurs spécialisés dans les pannes électriques et les enquêtes sur les incendies, CEP Forensique Inc. compte aujourd’hui 10 bureaux à travers le Canada et emploie plus de 170 professionnels. Au cœur de notre entreprise se trouve une équipe diversifiée et passionnée, unie par un seul objectif : découvrir la vérité, à chaque enquête. Nos valeurs – Confiance, Bienveillance, Excellence et Adaptabilité – ne sont pas que des mots, elles sont les piliers qui guident chacune de nos actions et décisions.

Depuis plus de 50 ans, CEP Forensique a élucidé la cause probable de plus de 120 000 sinistres et défaillances. Nos experts sont mandatés, principalement par des compagnies d’assurance ou des avocats en cas de litige, pour produire des rapports dans divers domaines : enquête d’incendie, ingénierie électrique, mécanique et biomécanique, génie civil et structure, science des matériaux, métallurgie, reconstitution de collisions, chimie et génie chimique, ainsi que sciences environnementales.

Nous sommes actuellement à la recherche d’un(e) adjoint(e) administratif(ve) bilingue organisé(e) et motivé(e) pour se joindre à notre bureau d’Ottawa. Ce poste nécessite une présence à temps plein au bureau. Si vous aimez évoluer dans un environnement dynamique, gérer plusieurs priorités à la fois et contribuer au succès d’une équipe collaborative et professionnelle, nous aimerions faire votre connaissance.

Ta mission !

En tant qu'adjoint.e administrative, ton rôle consistera à fournir un soutien administratif aux différents experts que tu seconderas.

Tu devras entre autres:

• Travailler les documents reliés aux investigations : transcription, révision, mise en page et envoi des documents (correspondances et rapports techniques) ;
• Accueillir les clients et visiteurs au bureau ;
• Assurer un soutien administratif aux différents membres de l’équipe, dont les investigateurs ;
• Assurer la coordination administrative des différents dossiers ;
• S’assurer de l’exactitude des informations administratives aux dossiers d’expertise et effectuer les mises à jour nécessaires (communiquer avec les clients au besoin) ;
• Faire le suivi des projets en vue de leur facturation et de leur fermeture ;
• Toute autre tâche connexe.

Qu’as-tu dans ton sac ?

• Diplôme en bureautique, secrétariat ou toute autre formation équivalente ;
• Compétences élevées quant à l’utilisation d’un ordinateur et de la suite Microsoft Office (principalement Word) ;
• Bilinguisme (français et anglais), tant à l’oral qu’à l’écrit ;
• Habiletés en communication et en relations interpersonnelles ;
• Capacité à travailler sous pression ainsi qu’à respecter divers échéanciers ;
• Aptitude démontrée à travailler de façon productive avec des interruptions fréquentes;
• Autonomie, sens de l’organisation et des priorités ;
• Soucis d’offrir un bon service à la clientèle ;
• Connaissance de Salesforce un atout.

Mais voilà, comme si ce n’était pas déjà assez, nous ne recherchons pas seulement quelqu'un qui répondra tout bonnement à nos exigences. Nous recherchons d’abord et avant tout quelqu'un qui apportera une personnalité unique et une passion pour la rédaction, l’organisation et le travail d’équipe. En échange, voici quelques récompenses qui t’attendent :

Les récompenses :

• La fourchette salariale pour ce poste est de 50 000$ à 60 000$ ;
• Des avantages sociaux compétitifs : soins de santé, soins dentaires, soins de la vue, soutien psychologique, programmes d’aide aux employés et à leur famille, service de télémédecine, allocations pour le sport et le travail à la maison, plusieurs congés payés (dont ton anniversaire), événements et activités pour les employés, et bien plus encore ;
• L’opportunité d’une vie de travailler avec des personnes extraordinaires.

Si tu es fier.ère de ton expertise en administration, que tu as un sac bien rempli de tous les outils nécessaires et que tu es attiré.e par les nombreuses récompenses que nous avons à t’offrir, postules chez CEP Forensique et deviens notre prochain collègue!

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Are you detail-oriented, bilingual in English and French, and passionate about supporting a dynamic team? If so, CEP Forensic could be the perfect place to grow your career.

We are currently seeking a motivated and organized Bilingual Administrative Assistant to join our Ottawa office. This is a fully on-site position, offering the opportunity to be an integral part of a collaborative and professional team. If you thrive in a fast-paced environment, enjoy managing multiple priorities, and take pride in providing high-quality administrative support, we would love to hear from you.

Founded in 1972 by three engineers specialized in electrical failures and fire investigations, CEP Forensic has grown to over 230 professionals across 10 offices throughout Canada. With more than 50 years of experience and over 125,000 cases handled, CEP experts are trusted by insurers or legal professionals to determine the causes of losses and failures in various fields, including Fire Investigation, Electrical Engineering, Mechanical and Biomechanical Engineering, Structural and Civil Engineering, Materials Engineering, Metallurgy, Collision Reconstruction, Chemistry and Chemical Engineering, and Environmental Science.

Your Role

As an Administrative Assistant, you will play a key role in supporting our team of experts by ensuring smooth day-to-day operations. Your responsibilities will include:

• Handling reception duties, including, receiving new mandate requests via the CEP website or by phone, posting them in the dispatch system, creating new files in Salesforce, sending confirmation emails to clients.
• Reviewing, formatting, and sending investigation-related documents: (correspondence and technical reports).
• Providing administrative support to investigators and other team members.
• Coordinating and maintaining accurate administrative records for various files.
• Communicating with clients to update file information when needed.
• Monitoring project lifecycles through to billing and closure.

Your Experience

• Office Administration Diploma or equivalent combination of education and experience.
• Strong computer skills and experience with Microsoft Office. Microsoft Word proficiency is essential.
• Excellent written and spoken English and French.
• Strong communication and interpersonal skills.
• Ability to manage and prioritize multiple tasks and meet deadlines under pressure.
• Demonstrated ability to work productively with frequent interruptions.
• A proactive, organized, and detail-oriented mindset.
• A commitment to providing excellent internal and external customer service.
• Experience with Salesforce is an asset.

We’re not just looking for someone who checks all the boxes - we’re looking for someone who takes pride in their work, enjoys being part of a team, and is passionate about organization and communication. Supporting roles are key to the team’s success, and we value individuals who take pride in contributing to collective goals.

What We Offer

• Compansation for this role is between $50 000 to $60 000.
• A supportive and fun work environment where collaboration is key.
• Comprehensive benefits: health, dental, and vision care, psychological support and employee assistance programs for employees and their families, telemedicine services, wellness and home office allowances, several paid leaves (including your birthday), social events and team-building activities for employees, and much more.
• The opportunity to work with an exceptional team of professionals.

Proud of your administrative expertise and ready for a new challenge? Apply today and become the next valued member of the CEP Forensic team!