[La version française suivra]
Executive & HR Coordinator
Type: Permanent, Full-Time
Reporting to: VP Operations & Administration
Location: Hybrid - 4 days in our office (Westmount, close to Vendôme Metro) and 1 day from home
Celebrating more than 10 years of success in transforming patient care, CandorVision (a division of CandorPharm Inc.) is at the forefront of dry eye treatment in Canada and has earned a trusted reputation with both patients and healthcare providers. We are a Canadian owned and operated company dedicated to helping healthcare professionals provide exceptional care to their patients.
We are currently seeking an Executive & HR Coordinator to join our dynamic team. This is an important role in keeping key executive, HR, payroll, accounting, and administrative processes organised and moving forward.
This is a high-trust role for someone who combines strong organisation with good judgement and emotional intelligence. We are looking for someone who is naturally supportive, comfortable handling confidential information, and able to work with people in a thoughtful and professional way.
What you will be doing:
Executive Support
- Assist the VP and management team with day-to-day organisation, meetings, follow-ups, documentation, and special projects.
- Help keep track of priorities, deadlines, action items, and outstanding commitments.
- Support the VP in coordinating cross-functional projects and communication
- Prepare and maintain contracts, agreements, corporate documentation, and confidential records.
- Take ownership of recurring administrative processes and make sure things do not fall through the cracks.
HR & Payroll Administration
- Coordinate employee records, onboarding, offboarding, contracts, attendance, vacation, group health insurance benefits, and other HR administration.
- Coordinate, verify and process payroll information and related changes, working with external providers where applicable.
- Support recruitment activities (postings, interview scheduling, and recruitment documentation)
- Act as an administrative point of contact for employee questions
- Monitor relevant regulatory updates and flag changes that may affect the company.
- Help organise employee events and recognition activities and contribute to a positive, engaging and enjoyable work environment.
Accounting & Financial Administration Support
- Reconcile corporate credit cards and review employee and sales representative expenses.
- Manage accounts payable, including tracking invoices, ensuring payments are completed on time, and confirming transactions are recorded.
- Verify transactions and supporting documents for completeness, consistency, and alignment with company policies.
- Support basic accounting activities, including data entry, invoice processing, reconciliations, and documentation.
You will likely be a strong fit if you have:
- College diploma or university degree in Human Resources, Management, Accounting, or a related field is preferred.
- Minimum 5 years of relevant experience in HR administration, payroll, executive support, business administration, or a similar multifunctional role.
- Basic accounting knowledge is required. Previous hands-on accounting and/or payroll processing experience is considered a strong asset.
- Experience working with accounts payable, reconciliations, expense review, or QuickBooks is an asset.
- Strong organisational, follow-up, and time-management skills.
- Excellent attention to detail and accuracy.
- High emotional intelligence and the ability to communicate with tact, empathy, and professionalism.
- Fluency in both English and French is required. Strong written and verbal communication skills.
- Ability to manage multiple priorities and remain calm and dependable in a fast-moving environment.
- Comfortable working independently while also being a reliable point of support for managers and employees.
A human hiring process
CandorVision team does not use AI to screen applications or conduct interviews.
Every application is reviewed by a real person, and every interview is conducted by people you would actually be working with.
We believe hiring should be a conversation, not an algorithm.
We sincerely thank everyone who takes the time to apply, however only candidates selected to move forward in the hiring process will be contacted.
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Coordonnateur(trice), soutien exécutif et RH
Type : Permanent, temps plein
Supérieur immédiat : Vice-présidente, Opérations et administration
Lieu : Mode hybride - 4 jours à notre bureau de Westmount, près du métro Vendôme, et 1 journée en télétravail
Célébrant plus de 10 années de succès à transformer les soins aux patients, CandorVision (une division de CandorPharm Inc.) est à l’avant-garde du traitement de la sécheresse oculaire au Canada et s’est bâti une solide réputation auprès des patients comme des professionnels de la santé. Nous sommes une entreprise canadienne détenue et exploitée au Canada, qui se consacre à aider les professionnels de la santé à offrir des soins exceptionnels à leurs patients.
Nous sommes actuellement à la recherche d’un(e) Coordonnateur(trice), soutien exécutif et RH pour se joindre à notre équipe dynamique. Il s’agit d’un rôle important qui contribue à assurer le bon déroulement des principales activités liées au soutien exécutif, aux RH, à la paie, à la comptabilité et à l’administration.
Il s’agit d’un poste de grande confiance, destiné à une personne qui combine un excellent sens de l’organisation, un bon jugement et une forte intelligence émotionnelle. Nous recherchons quelqu’un qui aime naturellement soutenir les autres, qui est à l’aise avec des renseignements confidentiels et qui sait interagir avec les gens avec tact, professionnalisme et considération.
Ce que vous ferez:
Soutien exécutif
- Soutenir la VP et l’équipe de direction dans l’organisation quotidienne, les réunions, les suivis, la documentation et les projets spéciaux.
- Aider à garder une vue d’ensemble des priorités, des échéances, des actions à réaliser et des engagements en cours.
- Soutenir la VP dans la coordination de projets interfonctionnels et des communications
- Préparer et tenir à jour les contrats, ententes, documents corporatifs et dossiers confidentiels.
- Prendre en charge les processus administratifs récurrents et veiller à ce que rien ne passe entre les mailles du filet.
Administration RH et paie
- Coordonner les dossiers employés, l’intégration et le départ des employés, les contrats, les présences, les vacances, le régime collectif d’assurance santé de l’entreprise. et les autres activités administratives RH.
- Coordonner, vérifier et traiter les renseignements liés à la paie ainsi que les changements requis, en collaboration avec des fournisseurs externes lorsque applicable.
- Soutenir les activités de recrutement, notamment les affichages de postes, la planification des entrevues et la documentation liée au recrutement.
- Agir comme point de contact administratif pour les questions des employés.
- Surveiller les mises à jour réglementaires pertinentes et signaler les changements pouvant avoir une incidence sur l’entreprise.
- Participer à l’organisation d’activités pour les employés et d’initiatives de reconnaissance, et contribuer à un environnement de travail positif, stimulant et agréable.
Soutien à l’administration comptable et financière
- Effectuer les rapprochements des cartes de crédit corporatives et réviser les dépenses des employés et des représentants des ventes.
- Gérer les comptes fournisseurs, notamment en assurant le suivi des factures, leur paiement dans les délais requis et l’enregistrement approprié des transactions.
- Vérifier les transactions et les pièces justificatives afin d’en assurer l’exhaustivité, la cohérence et la conformité aux politiques de l’entreprise.
- Soutenir les activités comptables de base, notamment la saisie de données, le traitement des factures, les rapprochements et la tenue de la documentation.
Vous pourriez être un excellent candidat ou une excellente candidate si vous avez:
- Diplôme collégial ou universitaire en ressources humaines, gestion, comptabilité ou dans un domaine connexe, de préférence.
- Minimum de 5 années d’expérience pertinente en administration RH, paie, soutien exécutif, administration des affaires ou dans un rôle multifonctionnel similaire.
- Des connaissances de base en comptabilité sont requises. Une expérience pratique préalable en comptabilité ou en traitement de la paie constitue un atout important.
- Une expérience avec les comptes fournisseurs, les rapprochements, la révision des dépenses ou QuickBooks constitue un atout.
- D’excellentes compétences en organisation, en suivi et en gestion du temps.
- Une grande attention aux détails et un souci marqué de l’exactitude.
- Une forte intelligence émotionnelle et la capacité de communiquer avec tact, empathie et professionnalisme.
- Une maîtrise du français et de l’anglais est requise, ainsi que de solides compétences en communication écrite et verbale.
- La capacité de gérer plusieurs priorités tout en demeurant calme, fiable et organisé(e) dans un environnement dynamique.
- La capacité de travailler de façon autonome tout en étant une personne-ressource fiable pour les gestionnaires et les employés.
Un processus d’embauche humain
L’équipe de CandorVision n’utilise pas l’intelligence artificielle pour présélectionner les candidatures ou mener les entrevues.
Chaque candidature est examinée par une vraie personne, et chaque entrevue est menée par des personnes avec lesquelles vous pourriez réellement travailler.
Nous croyons que le recrutement devrait être une conversation, et non un algorithme.
Nous remercions sincèrement toutes les personnes qui prennent le temps de poser leur candidature mais seules les personnes sélectionnées pour poursuivre le processus d’embauche seront contactées.
