Agent à l’information, réception

Description du poste

Sous la supervision du Directeur, Information et traitement des permis, le titulaire du poste soutient les demandeurs ou titulaires de permis du Bureau de la sécurité privée (le « BSP ») dans l’ensemble du processus pour l’obtention d’un permis, et s’assure de leur fournir toute l'information nécessaire au bon cheminement de leur demande, en offrant un service à la clientèle impeccable. Il est responsable de répondre aux demandes d’information au comptoir, et, au besoin, diriger la clientèle vers les personnes-ressources appropriées en plus d’effectuer certaines tâches administratives

Principales responsabilités / activités

• Répondre de façon précise et efficace aux questions de la clientèle en personne
• Orienter, prendre en charge et accompagner les personnes pour l’obtention d’un permis
• Effectuer la saisie de données, dans le système informatique, pour l’ouverture ou la mise à jour des dossiers des demandeurs et titulaires de permis (recueillir, vérifier et saisir différentes données et informations, effectuer les modifications et les mises à jour, etc.)
• Numériser tous les documents reçus (numérique ou papier) et s’assurer d’identifier la non-conformité de premier niveau, de certains documents
• Examiner et en valider la conformité des documents soumis dans le cadre des demandes de permis (à priori et à postériori), et émettre les permis pour les dossiers complets et conformes.
• Produire des lettres, rapports et tout autre document administratif, le cas échéant
• Procéder à l’encaissement des paiements des frais et balancer les paiements encaissés
• Diriger les demandes de renseignements spécifiques vers les personnes-ressources appropriées (plaintes, informations juridiques, etc.)
• Récupérer les permis révoqués et en disposer adéquatement
• Effectuer des remplacements au sein de l’équipe
• Assurer les communications écrites et verbales avec les divers intervenants
• Réaliser toute autre tâche connexe confiée par son supérieur immédiat et sa direction 

Exigences

® AEC en service à la clientèle, bureautique ou toute autre formation jugée équivalente

® Minimum de 2 ans d’expérience dans des fonctions similaires

® Rapidité et précision dans l’entrée de données

® Expérience en milieu professionnel

® Expérience du service à la clientèle

® Maîtrise du français et de l’anglais [parlé et écrit]

® Capacité à travailler simultanément avec plusieurs logiciels et outils informatiques tout en communiquant efficacement avec le client

® Connaissance du milieu de la sécurité privée [atout]

® Maîtrise des logiciels de la suite Office et aptitude élevée en informatique

Qualités requises

® Offrir un service à la clientèle hors pair :

o Comprendre et anticiper les besoins des demandeurs et titulaires de permis

o Courtoisie et dynamisme

o Professionnalisme

® Assiduité

® Autonomie et minutie

® Sens de l’organisation, souci du détail et gestion des priorités

® Facilité d’adaptation

® Intégrité, rigueur et transparence

® Capacité à travailler sous pression

® Disponibilité et sens de l’engagement

® Facilité à s’exprimer de façon professionnelle à l’oral et à l’écrit

® Capacité de travailler en équipe