Sommaire du poste
Le BRAS Outaouais est un organisme communautaire sans but lucratif (OSBL) fondé en 1993. Sa mission se décrit comme suit : élabore, développe et promeut des actions communautaires visant à améliorer la qualité de vie des personnes de l’Outaouais concernées par le VIH/sida, à risque d’infections transmissibles sexuellement et par le sang (ITSS) ou qui consomment des substances psychoactives.
Sous la coordination des services administratifs, la personne titulaire est l’image d’accueil de l’organisme. À partir d’une bonne connaissance des besoins et des attentes du milieu, elle contribue à l’identification des outils et des ressources d’information et de communication, et met en œuvre des moyens qui favorisent la circulation de l’information, tant à l’interne qu’à l’externe.
Elle assiste un ou plusieurs professionnels ou une équipe de travail dans leurs fonctions administratives et professionnelles. Elle accomplit un ensemble de travaux administratifs selon des méthodes et des procédures établies, qu’elle peut adapter selon les besoins, et peut également effectuer des tâches relevant du secrétariat.
Responsabilités
Accueil et communications
- Accueillir les usagers et les visiteurs avec courtoisie et les référer aux services appropriés
- Répondre aux courriels et aux appels téléphoniques
- S'occuper des médias sociaux de l’organisme
- Distribuer le courrier et assurer la circulation de l’information entre les équipes
- Contribuer à l’identification et à la mise à jour des outils et des ressources d’information et de communication
Soutien administratif
- Assister les professionnels et les équipes dans leurs tâches administratives et professionnelles
- Élaborer et traiter des dossiers et des données nécessitant des connaissances spécifiques
- Effectuer du traitement de texte et réaliser des travaux de secrétariat au besoin
- Appliquer les méthodes et procédures administratives et proposer des ajustements pour les améliorer
EXIGENCES ET COMPÉTENCES
• Formation : Diplôme d’études collégiales ou secondaires en bureautique, en administration ou dans un domaine connexe, ou toute combinaison équivalente de formation et d’expérience
• Expérience : De trois à cinq ans en accueil, en secrétariat ou en soutien administratif; l’expérience en milieu communautaire constitue un atout
- Bilinguisme oral et écrit (français et anglais)
- Bonne maîtrise du traitement de texte et de la suite MS Office
- Excellentes aptitudes en communication et en service à la clientèle
- Capacité de traiter avec discrétion les renseignements confidentiels
• Qualités recherchées : débrouillardise, capacité d’adaptation, courtoisie, sens de l’organisation et esprit d’équipe
CONDITIONS
- Poste à temps plein, 34 heures par semaine, du lundi au vendredi
- Salaire : 22.30 $ à 27.50 $ de l’heure, selon la formation et l’expérience
- Assurances collectives après une période de probation de trois mois
