Coordinateur(trice) aux Ventes – Mariage

FICHE DE FONCTION

Coordinateur(trice) aux Ventes – Mariage

Groupe Belvoir  ·  Basé(e) au Manoir Rouville-Campbell

Lieu: Manoir Rouville-Campbell, Mont-Saint-Hilaire – Poste en présentiel

Type d'emploi: Temps plein

Horaire: Principalement du mardi au samedi – présence requise les samedis (visites et mariages)

Salaire: 55 000 $ à 70 000 $ par année, selon l’expérience

À PROPOS DE BELVOIR

Belvoir se spécialise dans la location de lieux patrimoniaux uniques destinés à des expériences exceptionnelles : mariages, événements privés, retraites corporatives, séjours familiaux et rassemblements exclusifs. Nos propriétés – Manoir Davis, Manoir Maplewood et Manoir Rouville-Campbell – offrent un cadre unique où patrimoine, élégance et expérience client sont au cœur de notre proposition de valeur.

SOMMAIRE DU POSTE

Relevant du Directeur des ventes et en étroite collaboration avec l’équipe mariages, le coordinateur ou la coordinatrice aux ventes accompagne les couples du Manoir Rouville-Campbell de la première demande jusqu’au suivi post-mariage. Interlocuteur privilégié des couples, cette personne agit comme pivot entre les mariés et les équipes opérationnelles du Manoir, et comme point de contact du Manoir auprès des fournisseurs externes, en veillant à ce que chaque étape de la planification soit fluide, précise et empreinte d’élégance. Elle développe une connaissance approfondie du caractère, des espaces et des forfaits mariage du Manoir Rouville-Campbell, afin de proposer à chaque couple l’expérience qui correspond le mieux à sa vision.

RESPONSABILITÉS PRINCIPALES

Ventes et gestion des demandes de mariage

• Répondre aux demandes de mariage entrantes dans les délais établis et en assurer le suivi rigoureux dans l’outil de gestion des prospects
• Planifier et animer les visites du Manoir, notamment le samedi, en mettant en valeur son caractère unique
• Conseiller les couples sur le choix des espaces, des forfaits et des options (cérémonie, cocktail, réception, hébergement)
• Préparer les propositions, soumissions et contrats, et assurer le suivi des signatures et des dépôts selon l’échéancier de paiement
• Vérifier l’exactitude des informations (prix, quantités, délais, conditions)
• Atteindre les objectifs de conversion et de réservation fixés pour le segment mariage

Planification et coordination des mariages

• Organiser et animer les rencontres de planification avec les couples (dégustation, menu, déroulement, plan de salle)
• Élaborer des bons de commande (BEO) complets reflétant l’ensemble des détails associés à chaque mariage
• Bâtir et valider le déroulement de la journée (cérémonie, cocktail, réception) avec les couples et les équipes internes
• Coordonner avec le département de la réception la gestion des blocs de chambres et la mise à jour de la liste nominative finale des invités
• Agir comme point de contact du Manoir auprès des fournisseurs externes choisis par les couples (photographes, fleuristes, DJ, officiants, décorateurs) : transmission des informations logistiques (accès, horaires, montage) et des politiques du Manoir
• Assurer une passation complète et structurée de chaque dossier aux équipes opérationnelles (hébergement, restauration, événements) avant le jour J
• Préparer la facture finale, assurer la réception du solde et effectuer le suivi après le mariage

Expérience des couples

• Offrir une expérience chaleureuse, professionnelle et personnalisée dès le premier contact
• S’approprier et transmettre l’histoire de Belvoir et de chacun de ses manoirs, pour enrichir l’expérience client et faire vivre l’identité unique de chaque lieu
• Maintenir une communication proactive tout au long de la planification, en rassurant les couples à chaque étape
• Veiller à la cohérence entre les attentes vendues et les capacités opérationnelles
• Recueillir les commentaires et témoignages des couples et favoriser les recommandations

Coordination interne et rayonnement

• Transmettre les informations clés aux équipes opérationnelles de manière claire et structurée
• Participer aux réunions interservices et aux rencontres de production hebdomadaires
• Représenter Belvoir lors des salons de mariage, portes ouvertes et activités promotionnelles
• Collaborer avec l’équipe marketing (contenu, forfaits, brochures, photos)
• Contribuer à l’amélioration continue des processus, outils et gabarits

EXPÉRIENCE

• Diplôme en gestion hôtelière, tourisme, gestion d’événements, administration ou domaine connexe
• 2 à 5 ans d’expérience en coordination des ventes, événements ou hôtellerie
• Expérience démontrée en vente ou en coordination de mariages (exigence)
• Expérience en établissement haut de gamme (atout important)

COMPÉTENCES

• Excellente organisation et gestion des priorités
• Rigueur
• Sens du service client et souci du détail très développé
• Excellentes habiletés de communication (écrite et orale) et aisance en présentation lors des visites
• Capacité à travailler sous pression avec élégance et efficacité, notamment en haute saison
• Capacité de gérer plusieurs dossiers de mariage en même temps, à différentes étapes de planification
• Connaissance du marché du mariage au Québec (atout)
• Connaissance des outils CRM et logiciels hôteliers (Infor, Salesforce, etc. – atout)
• Maîtrise du français et de l’anglais (bilinguisme essentiel)

HORAIRE ET DISPONIBILITÉ

• Horaire principalement du mardi au samedi
• Présence requise les samedis pour les visites et le soutien lors de certains mariages
• Disponibilité occasionnelle en soirée selon le calendrier des événements, particulièrement en haute saison

QUALITÉS PERSONNELLES RECHERCHÉES

• Présentation professionnelle soignée
• Discrétion et jugement
• Empathie, tact et calme, en particulier dans les moments chargés d’émotion
• Proactivité et sens de l’anticipation
• Esprit d’équipe et collaboration
• Sens du détail et de la qualité du travail

CE QUE NOUS OFFRONS

• Un rôle clé au sein d’un groupe en pleine expansion
• Un lieu patrimonial d’exception pour créer des mariages mémorables
• Un environnement entrepreneurial, créatif et collaboratif
• Salaire annuel de 55 000 $ à 70 000 $, selon l’expérience
• Structure de bonification liée à la performance
• Avantages sociaux