Le Barreau de Montréal, c’est 175 ans d’histoire et d’expertise. C’est aussi l’un des plus grands barreaux du monde, le deuxième barreau francophone en importance et la plus grande des 15 sections du Barreau du Québec. Sa mission est de veiller à la protection du public tout en soutenant plus de 17 000 membres dans l’exercice de la profession. Comptant 21 employés multidisciplinaires, il veille notamment au suivi des travaux de 25 comités en plus d’organiser des évènements à l’intention du public et des avocats.
Le Barreau de Montréal est un organisme inclusif où l’esprit d’équipe et le professionnalisme sont au cœur de ses opérations. Il est un employeur de choix qui offre des conditions de travail compétitives et de la flexibilité à ses employés. Y travailler, c’est également avoir des tâches stimulantes et variées. L’équipe de direction encourage d’ailleurs l’autonomie et l’innovation en implantant de meilleures pratiques et outils pour l’organisation.
Situé dans le Vieux-Montréal, le Barreau de Montréal est facilement accessible en transport en commun. Joignez-vous à une équipe dynamique. Il ne manque que vous!
*Ce poste est un poste à temps partiel de 20,25h du lundi au mercredi
DESCRIPTION SOMMAIRE
Vous êtes une personne fiable, disponible et toujours prête à offrir un excellent soutien à la clientèle ainsi qu’à vos collègues ? Le service à la clientèle est l’une de vos plus grandes forces ? Nous aimerions vous rencontrer ! Sous l’autorité du Chef – Opérations et administration, le ou la réceptionniste apporte le soutien administratif (travail de bureau) afin d’appuyer les cadres supérieurs et les professionnels.
TÂCHES ET RESPONSABILITÉS
- Accueillir les visiteurs à la réception du Barreau de Montréal ;
- Recevoir et acheminer les appels téléphoniques et courriels reçus dans la boîte courriel générale aux personnes ou services concernés ;
- Préparer les différents envois du Barreau de Montréal par courrier ou messager, notamment pour des évènements et en effectuer les suivis ;
- Administrer le système téléphonique du Barreau de Montréal et effectuer les mises à jour requises, notamment lors des jours fériés, des vacances ou de toute modification aux heures d’ouverture ;
- Recevoir tout le courrier du Barreau de Montréal et effectuer la distribution au sein de l’organisation ;
- Préparer des réponses en lien avec certaines correspondances reçues par l’organisation ;
- Enregistrer et effectuer certaines mises à jour en lien avec les dates du calendrier annuel des activités de l’organisation dans l’agenda Outlook centralisé et transmettre les invitations aux personnes concernées ;
- Préparer les salles de réunion suivant les instructions en vue de diverses réunions organisées par les différentes directions de l’organisation ;
- Assurer le suivi logistique des rencontres de comité en présentiel (suivi des présences, rappels aux membres, commandes auprès du traiteur, installation du buffet et accueillir des invités externes) ;
- Effectuer l’inventaire des fournitures de bureau ainsi que des produits alimentaires et des boissons, anticiper les besoins et procéder au réapprovisionnement lorsque nécessaire ;
- Assurer le traitement administratif des factures liées aux commandes de fournitures de bureau, de produits alimentaires, de boissons et autres achats relevant de la réception, conformément aux procédures internes de l’organisation ;
- Préparer et gérer les différents envois du Barreau de Montréal par service de transporteur (ex. : Poste Canada, Purolator, UPS, etc.) ;
- Effectuer plusieurs tâches ménagères de façon quotidienne ou hebdomadaire (approvisionner la machine à café, arroser les plantes, vider le présentoir à vaisselle, recharger le photocopieur, accompagner les livreurs de tapis lorsqu’ils effectuent les changements de tapis, mettre l’alarme au 1er étage durant ses jours de présence au bureau) ;
- Communiquer avec les services de soutien des fournisseurs en cas de problème lié aux équipements ou aux installations du bureau (Ex. : internet, imprimante-photocopieuse, plomberie, etc.) ;
- Effectuer toutes autres tâches demandées par le Chef – Opérations et administration afin de soutenir efficacement les activités et les opérations de l’organisation.
QUALIFICATIONS REQUISES
- Techniques de bureautique, techniques administratives ou diplôme d’études équivalent ;
- Un minimum de deux (2) ans d’expérience pertinente ;
- Excellente connaissance de la suite Microsoft 365 ;
- Professionnalisme et sens supérieur de la confidentialité ;
- Très bonnes aptitudes pour le service à la clientèle ;
- Excellente maîtrise de la langue française parlée et écrite ;
- Excellente maîtrise de l’anglais parlé et écrit ;
- Connaissance du milieu juridique, un atout.
CONDITIONS DE TRAVAIL
- Salaire selon l’échelle en vigueur dans l’organisation ;
- Poste de personnel administratif à 20,25 heures/semaine ;
- Horaire de travail du lundi au mercredi de 8h30 à 16h30 ;
- Congés de maladie et congés payés pendant le temps des fêtes ;
- Programme de télémédecine et PAEF ;
- Régime de retraite collectif compétitif ;
- Travail en présentiel trois (3) jours par semaine au 460, rue Saint-Gabriel, Montréal.
CANDIDATURE
Si vous croyez avoir le profil recherché, nous vous invitons à nous faire parvenir votre curriculum vitae à rh@barreaudemontreal.qc.ca d’ici le 16 octobre 9h. Tous les dossiers seront traités dans la plus stricte confidentialité. Nous remercions d’avance tous les candidats et les candidates ; nous ne communiquerons qu’avec les candidatures choisies pour un premier entretien téléphonique.
