Proposals & Contracts Coordinator

🔹About the Role

We are looking for a Contract & Proposal Coordinator to support our Business Development and Operations teams. Reporting to the Contracts & Proposals Manager, you will contribute to proposal preparation, contract administration, CRM/ERP maintenance, and sales support activities.

This is an excellent opportunity for a detail-oriented professional who thrives in a collaborative and fast-paced environment.

🔹Key Responsibilities

Proposals

• Assist in the preparation of technical and commercial proposals for a variety of service lines, including Medical Imaging, Cardiac Safety, eClinical Services, and Adjudication.
• Support the analysis of RFPs and customer requirements.
• Collaborate with Business Development, Scientific, Project Management, Logistics, and Technology teams.
• Maintain accurate CRM and ERP records.
• Contribute to sales reporting and pipeline tracking.

Contracts

• Draft and review contractual documents such as Letters of Intent, Work Orders, and Change Orders.
• Assist with the preparation and review of NDAs, Service Agreements, and other legal documents.
• Ensure contract documentation is accurate and compliant with internal processes.

Sales Administration

• Enter and track customer orders in CRM and ERP systems.
• Provide administrative support to Sales and Finance teams.
• Support continuous improvement of internal processes and workflows.

🔹Qualifications

• Bachelor's degree in Life Sciences, Business, Commerce, or a related field.
• Previous experience in sales support, contract administration, proposals, outsourcing, or commercial operations.
• Experience in clinical research or the CRO industry is an asset.
• Fluent in English and French (written and spoken).
• Strong communication, organizational, and multitasking skills.
• Proficiency with Microsoft Office 365.
• Experience with Salesforce and/or SAP is an asset.

🔹Why Join Us?

• Dynamic international environment
• Collaborative and supportive team
• Opportunities for professional growth
• Competitive compensation and benefits

🔹 Job Details

Location: Montreal, QC (Hybrid)

Contract: Permanent

Ready to make an impact?

Apply today and join a team supporting innovation in clinical research and healthcare services.

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🔹À propos du poste

Nous sommes à la recherche d'un(e) Coordonnateur(trice) Contrats et Propositions pour soutenir nos équipes de Développement des affaires et des Opérations. Relevant du Responsable Contrats et Propositions, vous contribuerez à la préparation des offres, à l'administration des contrats, à la gestion des données CRM/ERP ainsi qu'au soutien des activités commerciales.

Ce poste est idéal pour une personne organisée, rigoureuse et capable d'évoluer dans un environnement collaboratif et dynamique.

🔹Principales responsabilités

Propositions

• Participer à la préparation des offres techniques et commerciales pour différentes lignes de services, notamment l'imagerie médicale, la sécurité cardiaque, les services eCliniques et l'adjudication.
• Contribuer à l'analyse des appels d'offres (RFP) et des exigences clients.
• Collaborer avec les équipes Développement des affaires, Scientifique, Gestion de projets, Logistique et Technologie.
• Assurer la mise à jour et l'exactitude des données dans les systèmes CRM et ERP.
• Participer à la production de rapports de ventes et au suivi des opportunités commerciales.

Contrats

• Rédiger et réviser des documents contractuels tels que les lettres d'intention, bons de commande et ordres de modification.
• Participer à la préparation et à la révision d'accords de confidentialité (NDA), d'ententes de services et d'autres documents contractuels.
• Veiller au respect des processus internes et à la bonne gestion de la documentation contractuelle.

Soutien administratif aux ventes

• Saisir et suivre les commandes clients dans les systèmes CRM et ERP.
• Apporter un soutien administratif aux équipes Ventes et Finance.
• Contribuer à l'amélioration continue des processus et des flux de travail.

🔹Profil recherché

• Diplôme en sciences de la vie, administration des affaires, commerce ou dans un domaine connexe.
• Expérience en soutien aux ventes, administration de contrats, gestion des propositions, opérations commerciales ou services externalisés.
• Une expérience dans le domaine de la recherche clinique ou des CRO constitue un atout.
• Maîtrise professionnelle du français et de l'anglais, à l'oral et à l'écrit (obligatoire).
• Excellentes aptitudes en communication.
• Grand souci du détail, rigueur et sens de l'organisation.
• Capacité à gérer plusieurs priorités simultanément.
• Esprit d'initiative et aptitude à travailler de façon autonome et en équipe.
• Maîtrise de Microsoft Office 365 (Excel, Word, PowerPoint, Outlook).
• Expérience avec des outils CRM et ERP; la connaissance de Salesforce et/ou SAP est un atout.

🔹Pourquoi nous rejoindre ?

• Environnement de travail international et stimulant.
• Équipe collaborative et dynamique.
• Opportunités de développement professionnel.
• Rémunération et avantages sociaux compétitifs.

🔹 Informations sur le poste

Lieu de travail : Montréal (Québec) - Hybride

Statut : Poste permanent

Prêt(e) à avoir un réel impact ?

Soumettez votre candidature dès aujourd'hui et joignez-vous à une équipe qui contribue à faire avancer l'innovation en recherche clinique et dans le domaine des services de santé.