Sous la responsabilité de la Gestionnaire, administration, le ou la Responsable de l'administration occupe un rôle central à l'intersection des fonctions administratives et du soutien exécutif. Cette personne assure le leadership de l'équipe administrative, optimise les processus et veille à la prestation d'un service exemplaire.
PRINCIPALES RESPONSABILITÉS
Supervision de l’équipe:
- Superviser l’équipe administrative répartie entre Montréal et New York, coordonner les priorités et assurer une prestation de services cohérente ;
- Gérer les absences, la relève, les demandes de congé et la continuité des opérations ;
- Définir les objectifs, réaliser les évaluations de performance et soutenir le développement des membres de l’équipe.
Soutien administratif et à la direction:
- Fournir un soutien administratif à certains membres de la haute direction, notamment pour la gestion des voyages, des comptes de dépenses et des demandes ponctuelles ;
- Assurer, en rotation, la gestion de la boîte de signatures et le suivi des demandes ;
- Gérer le programme de voyages corporatifs, incluant les relations avec les fournisseurs, la négociation des ententes tarifaires, le soutien aux employés et l’optimisation des pratiques et processus ;
- Participer à divers projets administratifs et assumer toute autre responsabilité connexe.
Gestion des locaux:
- Assurer la gestion des bureaux, incluant les baux, les fournisseurs, l’entretien, les projets d’aménagement et les travaux ;
- Préparer et suivre les budgets liés aux bureaux ;
- Maintenir des relations efficaces avec les propriétaires, fournisseurs et partenaires, négocier les renouvellements et assurer le suivi des engagements contractuels.
EXIGENCES PROFESSIONNELLES
- Détenir un diplôme d’études collégiales ou universitaires en administration, en gestion, en bureautique, ou toute combinaison équivalente de formation et d’expérience ;
- Posséder au moins sept (7) ans d’expérience pertinente en administration, dont 2 ans d’expérience en supervision d’équipe et en soutien à des membres de la haute direction ;
- Avoir de l’expérience en gestion de bureaux, de fournisseurs, de budgets et de voyages corporatifs (un atout).
CONNAISSANCES ET COMPÉTENCES
- Leadership mobilisateur, jugement, tact et capacité à accompagner une équipe multisite ;
- Sens aigu de l’organisation, rigueur, autonomie et excellente gestion des priorités ;
- Orientation service, approche proactive et capacité à résoudre des situations complexes ;
- Discrétion, professionnalisme et aisance à traiter des renseignements confidentiels ;
- Habiletés en négociation, gestion de fournisseurs, suivi budgétaire et amélioration continue ;
- Excellentes aptitudes en service à la clientèle et approche collaborative ;
- Maîtrise des applications Microsoft 365 (Excel, Word, Teams, Outlook, SharePoint, Power Point) ;
- Connaissance de SAP Concur, un atout important ;
- À l’aise dans une entreprise en croissance ;
- Bilinguisme à l’oral et à l’écrit (français et anglais) afin d’être en mesure de transiger quotidiennement avec nos collègues des bureaux à l'extérieur du Québec ainsi qu’avec nos partenaires externes répartis à travers le Canada, les États-Unis et à l’international.
