About Admiral Security / À Propos D’Admiral Security
Admiral Security is Atlantic Canada’s leading provider of private security and investigative services, with over 35 years of experience. We serve public agencies, municipalities, healthcare, and major corporations. Our reputation is built on professionalism, innovation, and exceptional customer service.
Admiral Security est le chef de file en Atlantique pour les services de sécurité privée et d’enquêtes, avec plus de 35 ans d’expérience. Nous desservons des agences publiques, des municipalités, le secteur de la santé et de grandes entreprises. Notre réputation repose sur le professionnalisme, l’innovation et un service client exceptionnel.
About The Role / À Propos Du Poste
We are seeking an experienced, highly organized, technology-proficient, and exceptionally discreet
Executive Assistant to the President & CEO. The successful candidate will serve as a trusted extension of the President & CEO and provide senior-level executive, administrative, business development, coordination, and limited personal support.
Nous sommes à la recherche d’un(e) adjoint(e) de direction expérimenté(e), hautement organisé(e), à l’aise avec les technologies et faisant preuve d’une discrétion exceptionnelle, pour soutenir le président-directeur général (PDG). La personne retenue agira comme une véritable extension de confiance du président-directeur général et lui fournira un soutien de haut niveau en matière de gestion administrative et exécutive, de développement des affaires, de coordination ainsi qu’un soutien personnel limité.
Position Overview / Aperçu Du Poste
This role is responsible for protecting the President & CEO's time, maintaining complete control of executive calendar and administrative workflows, ensuring communications receive timely attention, and anticipating requirements before they become urgent. The Executive Assistant will work closely with senior leaders, employees, clients, municipalities, government and healthcare stakeholders, professional advisors, vendors, and business partners.The ideal candidate must be able to work independently, exercise sound judgment, make decisions within delegated authority, recognize when escalation is required, and maintain a reliable audit trail of commitments, approvals, correspondence, documents, and follow-up actions.
Ce poste a pour responsabilité de protéger le temps du président-directeur général, d’assurer une maîtrise complète de son calendrier de direction et des flux de travail administratifs, de veiller à ce que les communications reçoivent l’attention requise en temps opportun et d’anticiper les besoins avant qu’ils ne deviennent urgents. L’adjoint(e) de direction travaillera en étroite collaboration avec les membres de la haute direction, les employés, les clients, les municipalités, les représentants des gouvernements et du secteur de la santé, les conseillers professionnels, les fournisseurs ainsi que les partenaires d’affaires. La personne idéale doit être capable de travailler de façon autonome, de faire preuve de discernement, de prendre des décisions dans les limites de l’autorité qui lui est déléguée, de reconnaître les situations nécessitant une intervention de la direction et de maintenir une piste de vérification fiable des engagements, des approbations, des correspondances, des documents et des mesures de suivi.
Key Responsibilities / Responsabilités Principales
Executive Calendar, Inbox & Communications
- Manage the President & CEO's complex calendar, meetings, travel, deadlines, and competing business and personal commitments.
- Maintain a minimum six-week forward planning horizon.
- Prevent scheduling conflicts and protect strategic work time.
- Manage and triage designated executive inboxes.
- Respond to routine matters or coordinate with stakeholders as appropriate.
- Escalate sensitive legal, government, municipal, media, financial, HR, and priority-client matters promptly.
- Draft, edit, proofread, and format executive correspondence, reports, presentations, briefing notes, agendas, and meeting materials.
- Communicate professionally on behalf of the President & CEO within approved protocols.
Executive Briefings, Meetings & Follow-Up
- Prepare concise daily and weekly executive briefings.
- Coordinate executive meetings and prepare briefing materials.
- Record decisions, action items, owners, and deadlines accurately.
- Maintain a centralized project and follow-up tracking system.
- Ensure commitments and deadlines are completed and verified before closure.
- Follow up proactively with internal and external stakeholders.
Business Development, Proposals & RFPs
- Support the preparation of proposals, tenders, and RFP submissions.
- Maintain opportunity and deadline tracking.
- Coordinate content contributions from Operations, Finance, HR, Marketing, IT, and other departments.
- Ensure submissions are complete, approved, delivered on time, and supported by a clear audit trail.
Travel, Events & Stakeholder Coordination
- Coordinate business travel and approved personal travel, including transportation, accommodations, itineraries, confirmations, and calendar integration.
- Organize conferences, trade shows, speaking engagements, client events, registrations, and post-event follow-up.
- Serve as a liaison between the Office of the President & CEO and clients, municipalities, healthcare organizations, government representatives, business partners, and professional advisors.
- Attend occasional events or travel with the President & CEO when executive support is required on-site.
Records, Technology & Limited Personal Support
- Maintain secure, organized digital records using approved standards and procedures.
- Utilize Microsoft 365 at an advanced level, including Copilot, Outlook, Teams, Word, Excel, PowerPoint, SharePoint, and OneDrive.
- Develop proficiency with approved AI, automation, research, and productivity tools.
- Monitor approved LinkedIn communications and coordinate content with Marketing.
- Coordinate limited personal appointments, travel arrangements, purchases, deliveries, and service-provider scheduling with strict professionalism and discretion.
Calendrier de direction, boîte de réception et communications
- Gérer le calendrier complexe du président-directeur général, notamment les réunions, les déplacements, les échéances ainsi que les engagements professionnels et personnels concurrents.
- Maintenir un horizon de planification d’au moins six semaines à l’avance.
- Prévenir les conflits d’horaire et protéger les périodes consacrées au travail stratégique.
- Gérer et effectuer le tri des boîtes de réception désignées de la haute direction.
- Répondre aux demandes courantes ou assurer la coordination avec les parties prenantes, selon les besoins.
- Transmettre rapidement à la direction les dossiers sensibles de nature juridique, gouvernementale, municipale, médiatique, financière, RH ou liés aux clients prioritaires.
- Rédiger, modifier, corriger et mettre en forme la correspondance de la direction, les rapports, les présentations, les notes d’information, les ordres du jour et les documents de réunion.
- Communiquer professionnellement au nom du président-directeur général, conformément aux protocoles approuvés.
Préparation des dossiers de direction, réunions et suivis
- Préparer des comptes rendus exécutifs quotidiens et hebdomadaires concis.
- Coordonner les réunions de la haute direction et préparer les documents d’information requis.
- Consigner avec précision les décisions, les mesures à prendre, les responsables et les échéances.
- Maintenir un système centralisé de suivi des projets et des actions à effectuer.
- Veiller à ce que les engagements et les échéances soient réalisés et vérifiés avant leur clôture.
- Effectuer des suivis proactifs auprès des parties prenantes internes et externes.
Développement des affaires, propositions et appels d’offres
- Participer à la préparation des propositions, soumissions et réponses aux demandes de propositions (RFP).
- Assurer le suivi des occasions d’affaires et des échéances.
- Coordonner les contributions de contenu provenant des services des opérations, des finances, des ressources humaines, du marketing, des TI et des autres départements.
- Veiller à ce que les soumissions soient complètes, approuvées, transmises dans les délais et accompagnées d’une piste de vérification claire.
Déplacements, événements et coordination avec les parties prenantes
- Coordonner les déplacements professionnels et les déplacements personnels approuvés, notamment le transport, l’hébergement, les itinéraires, les confirmations et l’intégration au calendrier.
- Organiser les conférences, salons professionnels, activités de prise de parole, événements clients, inscriptions et suivis postérieurs aux événements.
- Agir comme personne-ressource entre le bureau du président-directeur général et les clients, les municipalités, les organismes de santé, les représentants gouvernementaux, les partenaires d’affaires et les conseillers professionnels.
- Participer occasionnellement à des événements ou accompagner le président-directeur général lors de déplacements lorsque sa présence est requise sur place pour assurer un soutien de direction.
Dossiers, technologies et soutien personnel limité
- Tenir à jour des dossiers numériques sécurisés et organisés, conformément aux normes et procédures approuvées.
- Utiliser Microsoft 365 à un niveau avancé, notamment Copilot, Outlook, Teams, Word, Excel, PowerPoint, SharePoint et OneDrive.
- Développer une expertise dans l’utilisation des outils d’IA, d’automatisation, de recherche et de productivité approuvés.
- Surveiller les communications LinkedIn approuvées et coordonner le contenu avec le service du marketing.
- Coordonner certains rendez-vous personnels, arrangements de voyage, achats, livraisons et rendez-vous avec des fournisseurs de services, avec un professionnalisme et une discrétion absolus.
Mandatory Qualifications / Qualifications Obligatoires
Applicants
must meet all of the following requirements:
- Completed Bachelor's Degree from a recognized post-secondary institution in Business Administration, Management, Communications, Public Administration, or a related field.
- Minimum 5 years of directly relevant professional experience supporting a President, CEO, owner, C-suite executive, senior leader, or comparable decision-maker.
- Demonstrated experience managing: Executive calendars, Senior-level inboxes, Confidential correspondence, Meetings and travel, Competing priorities and Follow-up systems.
- Experience producing high-quality executive correspondence, reports, briefings, and presentations.
- Advanced Microsoft 365 proficiency and electronic document management skills.
- Exceptional organization, discretion, judgment, communication skills, initiative, reliability, and attention to detail.
- Ability to work independently, maintain accuracy under pressure, and adapt to changing priorities.
- Ability to work full-time from ADMIRAL's Dieppe head office and provide occasional flexibility for executive, client, travel, event, or operational requirements.
- Legal eligibility to work in Canada and willingness to complete: Reference checks, Criminal background screening and Confidentiality documentation
Les Candidats Doivent Répondre à Toutes Les Exigences Suivantes
- Détenir un baccalauréat obtenu auprès d’un établissement postsecondaire reconnu, en administration des affaires, en gestion, en communications, en administration publique ou dans un domaine connexe.
- Posséder au moins 5 ans d’expérience professionnelle directement pertinente dans le soutien d’un président, d’un chef de la direction (PDG), d’un propriétaire, d’un membre de la haute direction (C-suite), d’un cadre supérieur ou d’un décideur de niveau comparable.
- Posséder une expérience démontrée dans la gestion : de calendriers de direction, de boîtes de réception de cadres supérieurs, de correspondances confidentielles, de réunions et de déplacements, de priorités concurrentes et de systèmes de suivi.
- Posséder de l’expérience dans la préparation de correspondances de direction, rapports, dossiers d’information et présentations de grande qualité.
- Maîtriser Microsoft 365 à un niveau avancé et posséder de solides compétences en gestion électronique des documents.
- Faire preuve d’un excellent sens de l’organisation, de la discrétion, du jugement et de la communication, ainsi que d’initiative, de fiabilité et d’une grande attention aux détails.
- Être capable de travailler de façon autonome, de maintenir un haut niveau de précision sous pression et de s’adapter à l’évolution des priorités.
- Être disponible pour travailler à temps plein au siège social d’ADMIRAL à Dieppe et faire preuve de flexibilité à l’occasion pour répondre aux besoins liés à la direction, aux clients, aux déplacements, aux événements ou aux opérations.
- Être légalement autorisé(e) à travailler au Canada et accepter de se soumettre aux processus suivants : vérification des références, vérification des antécédents judiciaires, signature et respect des documents de confidentialité.
Preferred Qualifications / Qualifications Souhaitées
- Professional bilingual proficiency in English and French
- Experience supporting a President, CEO, owner, Board of Directors, or executive leadership team
- Experience in security, investigations, professional services, healthcare, government, public-sector contracting, technology, or another regulated environment
- Experience coordinating RFPs, proposals, executive travel, conferences, trade shows, or business development activities
- Experience with SharePoint, Power Automate, Power BI, CRM systems, project-tracking platforms, workflow automation, and responsible business use of AI tools
- Maîtrise professionnelle bilingue de l’anglais et du français.
- Expérience dans le soutien d’un président, d’un chef de la direction (PDG), d’un propriétaire, d’un conseil d’administration ou d’une équipe de haute direction.
- Expérience dans les domaines de la sécurité, des enquêtes, des services professionnels, des soins de santé, du gouvernement, des contrats du secteur public, des technologies ou dans tout autre environnement réglementé.
- Expérience dans la coordination de demandes de propositions (RFP), de soumissions, de déplacements de direction, de conférences, de salons professionnels ou d’activités de développement des affaires.
- Expérience avec SharePoint, Power Automate, Power BI, les systèmes CRM, les plateformes de suivi de projets, l’automatisation des flux de travail ainsi que l’utilisation responsable des outils d’intelligence artificielle (IA) dans un contexte professionnel.
Mandatory Requirement / Exigence obligatoire
Candidates must submit a
3-minute video introduction explaining their experience and why they are the right fit for this role.
Les candidat(e)s doivent soumettre une
vidéo de 3 minutes présentant leur expérience et pourquoi ils/elles sont le/la candidat(e) idéal(e).
Email for details / Courriel pour détails : [email protected]Employment Conditions / Conditions d’emploi
Compensation: $50,000–$65,000 annually, based on verified education, directly relevant experience, language proficiency, technical proficiency, and demonstrated executive-support competence.
Schedule: Monday to Friday, 40 hours per week, with occasional flexibility as executive or operational priorities require.
Location: In person at ADMIRAL's head office in Dieppe, New Brunswick.
Probationary Period: Six months.
Benefits: Eligibility for applicable medical benefits after 90 days, subject to plan terms.
Rémunération : 50 000 $ à 65 000 $ par année, selon la formation vérifiée, l’expérience directement pertinente, la maîtrise des langues, les compétences techniques et les compétences démontrées en soutien de direction.
Horaire : Du lundi au vendredi, 40 heures par semaine, avec une flexibilité occasionnelle selon les priorités de la direction ou les besoins opérationnels.
Lieu de travail : En présentiel au siège social d’ADMIRAL, à Dieppe, au Nouveau-Brunswick.
Période de probation : Six mois.
Avantages sociaux : Admissibilité aux avantages médicaux applicables après 90 jours, sous réserve des modalités du régime.
To Apply / Pour Postuler
Envoyez votre CV, lettre de présentation et vidéo à
[email protected] avec la mention :
Executive Assistant Application / Candidature – Adjoint(e) exécutif(ve)
Admiral Security is committed to employment equity and values diversity. We thank all applicants for their interest; only those selected for an interview will be contacted.
Admiral Security souscrit au principe d’équité en emploi et valorise la diversité. Nous remercions tous les candidats de leur intérêt; seules les personnes retenues seront contactées. 
